PA / EXECUTIVE ASSISTANTS (2x)

Wij zoeken twee ervaren Personal Assistants / Executive Assistants die de eigenaar/zaakvoerder structureel ondersteunen in alle administratieve, organisatorische en operationele taken. Je fungeert als rechterhand van de directie en bewaakt de orde, efficiëntie en professionaliteit binnen de onderneming.

Je bent iemand die vooruitdenkt, prioriteiten scherp aanvoelt en moeiteloos schakelt tussen verschillende dossiers en afdelingen.

Jouw verantwoordelijkhedenExecutive ondersteuning

• Beheren en optimaliseren van agenda's, deadlines en planning.
• Beheren van e-mailverkeer, prioriteiten detecteren en voorbereiden van antwoorden.
• Voorbereiden van afspraken, vergaderingen, werfbezoeken en interne overlegmomenten.
• Uitwerken, verzamelen en structureren van documenten, dossiers en presentaties.

Administratie & organisatie

• Algemeen administratief beheer: opvolgen van documenten, orders, contracten, rapporten.
• Opvolgen van actiepunten, verslaggeving en notuleren van belangrijke meetings.
• Structureren van processen en ondersteunen bij interne organisatieopdrachten.

Coördinatie tussen afdelingen

• Dagelijkse schakelfunctie tussen planning, magazijn, sales, finance en directie.
• Praktische opvolging van interne projecten en operationele workflows.
• Controleren dat afspraken, deadlines en richtlijnen consistent worden uitgevoerd.

Communicatie & externe contacten

• Professioneel contact met klanten, leveranciers, partners en externe dienstverleners.
• Voorbereiden van communicatie, documenten en correspondentie namens de directie.
• Afhandelen van administratieve aanvragen, afspraken en logistieke coördinatie.

Operationele ondersteuning

• Proactief problemen oplossen, prioriteiten bewaken en tijdig escaleren waar nodig.
• Ondersteunen bij projecten, events, beurzen en bedrijfsinitiatieven.
• Bewaken van vertrouwelijkheid bij alle gevoelige dossiers.

Jouw profiel

• Sterk organisatorisch, administratief en multitask-vaardig.
• Discreet, loyaal, betrouwbaar en professioneel in alle omstandigheden.
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden.
• Stressbestendig, snel schakelen en oplossingsgericht denken.
• Hands-on mentaliteit met oog voor detail en structuur.
• Ervaring als Personal Assistant, Executive Assistant of Directieassistent is een belangrijke plus.
• Goede kennis van Office 365, digitale tools en CRM-systemen.
• Flexibel en gemotiveerd om nauw samen te werken met de zaakvoerder(s).

Aanbod

• Een cruciale functie dicht bij de directie, met grote impact op de organisatie.
• Marktconform salaris op basis van ervaring.
• Mogelijke extralegale voordelen afhankelijk van het profiel.
• Moderne, professionele en gestructureerde werkomgeving.
• Intensieve samenwerking met de zaakvoerder, met ruimte voor eigen initiatief.
• Doorgroeimogelijkheden richting office management of projectcoördinatie.
• Afwisselend takenpakket binnen een dynamisch, groeiend bedrijf.

Dienstverband: Voltijds

Werklocatie: Fysiek