Financieel en HR medewerker

Financieel en HR medewerker

(ref. ATP
Laatst aangepast: 29/09/25

Het Departement Farmaceutische en Farmacologische Wetenschappen is een internationaal erkend departement bestaande uit een grote waaier aan verschillende disciplines en expertise in zowel het onderzoek als het onderwijs omtrent geneesmiddelenontdekking en ontwikkeling en dit 'from target to market'. De 10 onderzoeksgroepen van het departement focussen elk op een verschillend aspect gaande van diagnose tot behandeling, van ontwikkeling tot experimenteel onderzoek tot het onderzoek naar sociaal-economische facetten, ...

Voor de verdere optimalisering van zowel de Financiële als de HR-ondersteuning, alsook voor het bieden van ondersteuning op gebied van Lirias (een document repository om de onderzoeksoutput van de KU Leuven digitaal te archiveren), zijn wij binnen ons departement op zoek naar een medewerker die deel zal uitmaken van de departementale antennepool aangestuurd door de departementaal beheerder. Het team bestaat uit collega's die nauw samenwerken in een sterk geïnternationaliseerde context. Voor de uitvoering van je takenpakket is het volgen van een intern accreditatietraject (SAP, HR, Lirias) noodzakelijk.

Functie

• Je werkt samen met je collega's van de SAP-antennepool en met je collega HR-ondersteuners om expertise te delen, processen te verbeteren en een ononderbroken dienstverlening aan te bieden tijdens afwezigheden.
• Je behaalt via een aangeboden opleidingstraject op korte tijd de KU Leuven antenne-accreditatie (financieel + HR) en je volgt ook de nodige Lirias opleiding.
• Je blijft door deelnames aan opleidingen, zelfstudie en teamoverleg een expert in je vakgebied.
• Je bent een essentiële schakel tussen het departement en de centrale universitaire diensten (Personeelsdienst, Financiële Dienst, Juridische Dienst, Aankoopdienst, Doctoral School, Admissions, Dienst Studiegelden & Mobiliteit, …) en zorgt mee voor een vlotte doorstroom van taken en informatie.

Betreffende het financiële luik van je functie neem je, samen met je collega's van de financiële antennepool, onder andere volgende taken op:

• Je bent aanspreekpunt voor professoren en onderzoekers in verband met verschillende financiële verrichtingen.
• Je informeert en adviseert hen over de financiële procedures en richtlijnen.
• Je staat in voor de verwerking van uiteenlopende financiële verrichtingen in SAP zoals aanmaken van interne en externe facturen, plaatsen van bestellingen, afhandelen van leveranciersfacturen en de goederenontvangst.
• Je verwerkt eveneens beroepskosten, reiswijzers en uitgaven via kredietkaarten.
• Je beheert mee de jou toegewezen kredieten, je doet proactief voorstellen tot kredietoptimalisatie en rapporteert periodiek.

Betreffende het HR-luik van je functie neem je, samen met je collega HR-ondersteuners, onder andere volgende taken op:

• Je staat in voor de administratieve opvolging van vacatures en aanstellingen van de verschillende personeelscategorieën.
• Je stelt kostprijssimulaties op en begeleidt leidinggevenden bij het zoeken naar de best mogelijke aanstellingsmodaliteiten.
• Je volgt proactief personeelsdossiers op en adviseert de leidinggevenden en kredietbeheerders over personeelsstatuten, contractverlengingen en herfinancieringen.
• Je verwerft kennis over de HR-procedures aan KU Leuven en over de mogelijkheden en de beperkingen van de verschillende personeelsstatuten. Je krijgt hiervoor de nodige opleiding.

Profiel

• Je beschikt over een bachelordiploma (of gelijkwaardig door ervaring)
• Je werkt zeer nauwkeurig, volgt de voortgang van dossiers op en behoudt steeds het overzicht.
• Je werkt efficiënt, resultaatgericht en kan goed omgaan met deadlines.
• Je kan je werk zelfstandig plannen en prioriteiten stellen en je denkt oplossingsgericht.
• Je gaat professioneel en discreet om met een veelheid aan complexe en confidentiële gegevens.
• Je kan jezelf vlot en correct uitdrukken in het Nederlands en het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kan je diplomatisch opstellen en weet goed om te gaan met diverse belanghebbenden.
• Je werkt vlot met courante MS-Office toepassingen, ervaring met SAP is een pluspunt.
• Je bent dynamisch en klantgericht, maar eveneens minutieus en discreet, en je stelt je flexibel op.
• Je werkt zelfstandig en autonoom maar fungeert tevens uitstekend in teamverband.

Aanbod

Je komt terecht in een dynamische en collegiale omgeving waar we samen inzetten op verdere vorming en professionalisering.

Wij beogen een deeltijdse tewerkstelling (50%) voor bepaalde duur (1 jaar) met reële kans op verlenging bepaalde duur of een contract van onbepaalde duur. Naast jouw basisloon kan je rekenen op een reeks extralegale voordelen: bijkomende vakantiedagen, groeps- en hospitalisatieverzekering, mogelijkheid tot (maximaal) 50% telewerk, fietsvergoeding en volledige terugbetaling van alle woon-werkverkeerverplaatsingen met het openbaar vervoer. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4.

Interesse?

Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Sabrina Daems, tel.:

Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 13/10/2025 via onze online sollicitatietoepassing

KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.

Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar

av_timer

Tewerkstellingspercentage: Deeltijds

location_city

Locatie: Leuven

timer

Solliciteren tot en met:
13/10/2025 23:59 CET

bookmarks

Tags: Financiën en administratie, HR en legal