Administratief medewerker HRM

Je maakt deel uit van het departement HRM dat ervoor zorgt dat Farys zich als organisatie verder kan ontwikkelen door het inzetten van competente medewerkers en het uittekenen van een performant personeelsbeleid. Farys is een werkgever in de publieke sector met medewerkers in verschillende statuten binnen een sterk evoluerend (wetgevend) kader.  
Het HR-administratief team van dossierbeheerders streeft naar een kwalitatieve HR- en loonadministratie voor meer dan 1000 collega's, interims en bestuurders. Het team bestaat uit één leidinggevende en 5 dossierbeheerders. Om het team te versterken breiden we het uit met een administratief medewerker. 

Binnen het HR-administratief team wordt er gezorgd voor de correcte en tijdige opvolging en verwerking van de personeelsadministratie van A tot Z, inclusief de loonadministratie en de loonrun.
Je werkt nauw samen met het team van dossierbeheerders in functie van de deadlines voor allerhande periodieke processen. We maken hiervoor gebruik van verschillende HR-systemen: SAP HR, xECM, SharePoint, …  
Als administratief medewerker HRM neem jij het grootste deel van de algemene administratieve ondersteuning voor jouw rekening. Er vallen verschillende taken onder jouw verantwoordelijkheid die je actief naar je toetrekt. Hieronder vind je een aantal voorbeelden van wat je kan verwachten: 

• Je controleert de correctheid van HR-data en geeft er indien nodig het juiste gevolg aan.  
• Je verzorgt de opvolging van de prestaties van uitzendkrachten en jobstudenten. Je hebt hierbij contact met interimkantoren en je vraagt de gewerkte uren op bij de betreffende dienst zodoende hier de juiste facturatie aan te koppelen. 
• Je verwerkt facturen waarbij je verschillende parameters in acht neemt.  
• Je behandelt ad hoc de aanvragen voor treintickets die medewerkers kunnen indienen voor dienstverplaatsingen. 
• Je neemt het voortouw in het klassement. Je gaat nauwkeurig te werk door de (digitale) personeelsdossiers correct te klasseren en integraal na te kijken. 
• Voor de digitale post en de HRM mailbox wordt gebruik gemaakt van een beurtrol waar je deel van zal uitmaken. Je behandelt alles op een klantvriendelijke manier en/of zorgt voor de correcte dispatching. In de fysieke postverzending neem je het voortouw.  
• Je zorgt voor de aanmaak van externe gebruikers in het systeem om hen de nodige toegangen te kunnen verschaffen. 
• Je bent verantwoordelijk voor de bestelling van kantoormateriaal van het team. 
• Je verwerkt eenduidige ziektedossiers. 
• Je draagt bij aan de voorbereidingen van de loonrun door bepaalde onkosten (fietsvergoeding, parkeerticket…) te verwerken.  

Je plant je eigen taken rekening houdend met alle periodieke processen en prioriteiten. Je overlegt geregeld met jouw collega's en de leidinggevende om voor een optimale samenwerking te zorgen.

• Je bezit een diploma hoger secundair onderwijs. 
• Je hebt een eerste ervaring in een administratieve functie. 
• Je hebt affiniteit met HRM administratie en je hebt sterke interesse om je hierin te verdiepen. 
• Je hebt een grondige kennis van MS Office-tools (Word, Excel, Outlook, OneNote). 
• Ervaring met SAP-HR is niet noodzakelijk maar een plus. 

Je vindt bij ons een uitdagende job met de nodige opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden én een mooie balans werk-privé. We bieden een contract van onbepaalde duur. Indien deze functie in de toekomst in aanmerking komt voor statutarisering, kan een contractuele aanwerving in deze functie leiden tot een statutaire benoeming.  

De plaats van tewerkstelling is Gent.  

Naast het loon bieden we ook diverse extralegale voordelen: maaltijdcheques (€8 per dag), een hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, tussenkomst voor milieuvriendelijk woon-werkverkeer, mogelijkheid tot bedrijfsfiets, tussenkomst internetabonnement, diverse premies 

en kortingen, compensatie van overuren in verlof, een uurrooster van 40u/week met flexibele uurregeling, mogelijkheid tot telewerk… 

Interesse? Maak een profiel op ons portaal en solliciteer voor deze vacature.  

De selectieprocedure bestaat uit:  

• een CV screening op basis van het profiel, 
• een eerste persoonlijke screening door HRM en online testen, 
• gevolgd door een tweede competentiegericht interview (incl. case) waarbij ook je toekomstige leidinggevende aanschuift. 

Na elke stap laten we zo snel mogelijk weten of je geselecteerd bent voor de volgende stap en geven we je feedback.

De kracht van onze dienstverlening is de diversiteit en deskundigheid van onze teams. Farys focust op kwaliteiten en competenties van medewerkers ongeacht leeftijd, gender, beperking, seksuele oriëntatie of afkomst.

Voor meer informatie over deze vacature of selectieprocedure kan je contact opnemen met Elien Van Ranst via