Un assistant administratif au support des examens

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L'emploi des termes masculins est épicène.

Appel à candidature interne et externe

Il s'agit d'une fonction à durée déterminée (du 11/12/2025 au 21/01/2026) dans le cadre d'un support administratif à la session d'examens de janvier 2026 à raison d'une charge d'un temps plein

Fonction

Vous travaillerez en étroite collaboration avec l'ensemble des gestionnaires des départements de formation concernés par votre support administratif ainsi qu'avec les services concernés par les étudiants à besoins spécifiques (ABS) à savoir le service d'accompagnement des étudiants (SAE) et le service informatique.

Dans ce cadre, vos responsabilités couvriront la liste de tâches non-exhaustives suivantes :

• Assurer la coordination de l'impression des examens, y compris pour les étudiants à besoin spécifique (ABS)
• Assurer les vérifications, les communications et les adaptations nécessaires à la préparation des documents à imprimer
• Gérer l'impression des examens avec leurs listes de présence et assurer leur mise à disposition selon les règles internes d'organisation
• Participer à la gestion de la boîte mail relative aux examens
• Gérer l'identification des examens : impression des documents sur chaque enveloppe d'examens
• Durant les jours d'examens : assurer quotidiennement les vérifications et les réadaptations le cas échéant
• Participer à la gestion des situations d'aide et de dépannage aux surveillances d'examen

Diplôme et expériences professionnelles requis

• Vous êtes titulaire d'un CESS ou d'un bachelier à orientation administrative, ou vous pouvez justifier d'une expérience professionnelle significative mettant en avant une gestion administrative au service d'un public et/ou d'une équipe de travail
• Vous disposez d'une bonne maîtrise des outils de la suite Microsoft Office, en particulier du logiciel Excel

Qualités attendues

• Rigueur, grand sens de l'organisation, de la planification, de l'anticipation
• Disponibilité, flexibilité horaire et ponctualité
• Aptitudes à travailler tant de manière autonome qu'en collaboration et en toute discrétion pour la manipulation de données confidentielles
• Facilité à communiquer efficacement
• Softs skills utiles à la fonction : adaptabilité, proactivité, esprit d'initiative, esprit d'équipe et gestion du stress

Modalités d'exercice de la fonction

• Date d'entrée en fonction : jeudi 11 décembre jours de formation à la fonction seront prévus)
• Régime de travail : temps plein (38h/semaine) flexible à partir de 7h30 et jusqu'à minimum 16h30 (possibilité de récupérer les heures supplémentaires)
• Type de contrat : contrat à durée déterminée du jeudi 11 décembre 2025 au mercredi 21 janvier 2026 (interruption de 2 semaines pendant les congés de Noël)
• Lieu de travail : la fonction s'exerce principalement sur le campus d'Ixelles (Rue d'Arlon, 11)

Procédure de sélection

• Dépôt des candidatures (CV + lettre de motivation) via votre page intranet : "postuler ci-dessous"
• Screening des candidatures où les critères énoncés dans l'appel d'offre sont vérifiés
• Rencontre des candidats sur leurs motivations et leurs compétences au fur et à mesure de la réception des candidatures.