Verantwoordelijke administratie

Bij onze klant in Olen zoeken we een administratieve kracht die niet alleen sterk is in structuur en opvolging, maar ook het overzicht bewaart over een hechtteam.

Je bent het aanspreekpunt voor de administratieve werking binnen onze bouwafdeling en zorgt ervoor dat alles vlot en efficiënt verloopt.

Als Verantwoordelijke Administratie ben jij een onmisbare schakel in het succes van onze projecten.

Je ondersteunt verschillende afdelingen en werkt nauw samen met projectleiders, werfleiders en collega’s.

Naast je uitvoerende taken neem je ook een coördinerende rol op binnen het administratieve team: je zorgt voor structuur, verdeelt taken waar nodig en fungeert als centrale schakel bij vragen.

Je takenpakket is gevarieerd,uitdagend en biedtruimte voorinitiatief.

Wat ga je doen?

Je beheert de inkomende en uitgaande werfgebonden communicatie,zowel digitaal (mail, SharePoint) als op papier. Ook de algemene

mailboxen vallen onderjouw verantwoordelijkheid.

Je volgt de administratie van de aan jouw toegewezen projecten van A tot Z op: van het opstellen van uitvoeringsdossiers en werfmeldingen tot het verzenden en opvolgen van bestellingen en contracten.

Je meldt onderaannemers aan, beheert hun borgen, vraagt attesten van goede uitvoering op en stelt as-built dossiers op.

Je zorgt dagelijks voor een correcte melding van onderaannemers en controleert hun Check In @ Work, inclusief het opvragen van alle

noodzakelijke documenten.

Je werkt nauw samen met de calculatiedienst en ondersteunt bij de administratieve voorbereiding van aanbestedingsdossiers.

Je verzorgt briefwisseling en presentaties voor afdelingshoofden en de bedrijfsleider.

Je ondersteunt de juridische dienst met diverse administratieve taken.

Je beheert de telefooncentrale en zorgt voor een vlotte interne en externe communicatie.

Je houdt het digitale klassement overzichtelijk en up-to-date.

Je werkt met moderne tools zoals SharePoint en AI-toepassingen zoals ChatGPT.

Wat verwachten we van jou?

Je hebt een sterke interesse in administratie binnen een technische of bouwkundige context.

Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig.

Je bent communicatief sterk en werkt graag samen met anderen.

Je blijft rustig onder druk en behoudt het overzicht.

Je hebt een goede kennis van MS Office en staat open voor digitale tools zoals SharePoint en AI-toepassingen.

Ervaring in een gelijkaardige functie of sector is een pluspunt, maar geen vereiste

Wat mag jij van ons verwachten?

Een boeiende en afwisselende functie met verantwoordelijkheid.

Een collegiale werksfeer metruimte voorinitiatief en persoonlijke ontwikkeling.

Een marktconform loon aangevuld met extralegale voordelen.

Een moderne werkomgeving in Olen, met aandacht voor digitalisering en efficiëntie

Interesse ? Laat snel iets weten carine.boulogne@adecco.be