Administratief medewerker

Over Peddelsport Vlaanderen

Peddelsport Vlaanderen is de erkende Vlaamse sportfederatie die kajak, kano, SUP en rafting coördineert en ondersteunt. Onze missie: meer mensen laten peddelen op een kwaliteitsvolle, veilige, gezonde en laagdrempelige manier – met respect voor de natuur. Samen met clubs en partners creëren we een aantrekkelijk aanbod: van recreatie tot topsport.

Om onze werking verder te versterken zoeken we een administratief ondersteuner die ons team helpt de federatie vlot en professioneel te laten draaien.

Jouw functie

Als administratief ondersteuner ben jij het aanspreekpunt voor praktische en administratieve vragen. Je zorgt voor structuur, een efficiënte opvolging van de dagelijkse werking en ondersteunt zowel de basiswerking (75%) als de topsportwerking (25%).

Taken binnen de basiswerking

·      Beantwoorden en opvolgen van mails en telefoons.

·      Ondersteunen bij ledenadministratie.

·      Opmaken en beheren van inschrijvings- en planningsformulieren (activiteiten, opleidingen, verhuur materiaal…).

·      Voorbereiden en opvolgen van vergaderingen (agenda, documenten, verslagen).

·      Verwerken en opvolgen van financiële documenten (onkosten, facturen, statusrapporten).

·      Beheer van verzekeringen en opvolging van schadegevallen.

·      Ondersteuning bij actieplannen en rapportering voor subsidieverleners.

·      Correcties doorgeven aan het boekhoudkantoor en ondersteuning bij overgang naar e-facturatie.

·      Beheer van sportkledij en webshop (in samenwerking met vrijwilligers).

·      Administratieve opvolging van documenten en registraties (KB0, UBO-register, contracten…).

·      Verantwoordelijk voor attenties (bv. verjaardagen, dag van de vrijwilliger,…).

Taken binnen de topsportwerking

·      Administratie rond wedstrijden (ingave in entry-systemen).

·      Voorbereiden van financiële plannen en begrotingen (opzoeken en vergelijken van offertes).

·      Ondersteunen bij rapportering van subsidiëring, BE GOLD en BOIC-middelen.

·      Logistieke ondersteuning bij stages, transport en accommodaties.

·      Opvolgen van betalingen van deelnemers/atleten.

·      Administratie dopingcontrole (NADO Vlaanderen).

·      Aanmaken en opvolgen van topsportdocumenten

·      Ondersteuning bij competitieprojecten met clubs (slalom, lijn).

Jouw profiel

·      Je bent administratief sterk, nauwkeurig en werkt graag met cijfers en Excel.

·      Je communiceert vlot en klantgericht in het Nederlands (mondeling en schriftelijk). Kennis van Frans en Engels is een plus.

·      Je kan zelfstandig werken, maar bent ook een teamspeler.

·      Je hebt ervaring met courante digitale tools (Office 365, Excel, Teams, SharePoint …).

·      Affiniteit met sport of peddelsport is een pluspunt, geen vereiste.

·      Basiskennis boekhouding is mooi meegenomen, maar geen must.

Wij bieden

·      Een afwisselende functie binnen een dynamische topsportfederatie.

·      Een voltijds contract van 1 jaar met kans op verlenging. timing: start bij voorkeur op 3 november.

·      Flexibele werkuren en mogelijkheid tot gedeeltelijk thuiswerk.

·      Een inspirerende werkplek in een co-working hub in hartje Leuven (op wandelafstand van het station) met gezellige tuin.

·      Laptop, gsm-abonnement en maaltijdcheques.

·      Een loon volgens de barema's van de sector (bachelorniveau).

·      Ruimte om opleidingen te volgen en jezelf verder te ontwikkelen.

·      En ja, ook chocolade (of speculoos) op 6/12

Solliciteren?

Bezorg je CV en motivatiebrief uiterlijk 15 oktober aan: Steven Thys, Algemeen Directeur

vlaanderen

Wil jij mee je schouders zetten onder de verdere groei van Peddelsport Vlaanderen en een cruciale rol spelen achter de schermen? Solliciteer dan snel