Un·e coordinateur·trice de services logistiques

offre d'emploi 2025/110

Le Département des infrastructures – Service ACT Ixelles recrute :

Un·e coordinateur·trice de services logistiques (principalement nettoyage)

Pour un CDI contractuel à temps plein

Contexte :

L'Université libre de Bruxelles est l'un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de étudiant·es. Ses principales missions sont l'enseignement, la recherche et le service à la communauté.

Au sein du département des infrastructures, le service « ACT – Ixelles », composé d'une dizaine de personnes, est responsable des services suivants pour les campus Solbosch, Plaine, Usquare et Flagey:

• Nettoyage et tri des déchets
• Entretien des abords,
• Travaux légers et peinture,
• Soutien logistique varié : déménagement, manutention, fourniture de mobilier (neuf et de seconde main), gestion d'une ressourcerie.

Ces prestations sont réalisées en grande partie par des sous-traitants, sélectionnés via marché public. Dans ce cadre, nous recherchons un·e Coordinateur·rice pour encadrer les sous-traitants de nettoyage et tri des déchets et veiller à ce que nos nombreux usagers (personnels et étudiants) bénéficient du meilleur service possible, à un coût optimisé. Bien que recrutée pour une fonction de coordination et d'administration, la personne pourra être amenée, ponctuellement, à réaliser certaines tâches manuelles en appui aux équipes sur le terrain. Des compétences transversales dans d'autres domaines du service seront considérées comme un atout important.

Missions essentielles :

• Coordination des sous-traitants de nettoyage & tri des déchets :

• Représenter les intérêts de l'ULB et les besoins des usagers auprès des entreprises sous-traitantes :

• Lire et maitriser le cahier des charges suivi par le fournisseur
• Guider les sous-traitants sur nos campus, notamment en les informant des consignes de sécurité et en s'assurant de leur application.
• Parcourir les sites et campus pour vérifier les prestations réalisées, sur base des critères de qualité et des plannings à respecter.
• Assurer un reporting régulier sur le niveau des prestations et alerter en cas de dysfonctionnement ou de non-conformité.
• Participer aux réunions de coordination et faire le lien avec les différents interlocuteurs internes et externes.
• Contribuer à une démarche d'amélioration continue des prestations.
• Assurer le suivi administratif et budgétaire lié à l'activité de nettoyage, en lien avec le responsable du service ACT-XL. Contrôler les factures notamment.
• Polyvalence et transversalité – soutenir les collègues dans l'ensemble des missions du service :

• Répondre aux demandes de soutien logistique « sur-mesure » : déménagement, organisation d'évènements, etc. En assurer le suivi de commande et de facturation aussi.

• Service aux usagers et soutien logistique :

• Être l'interface entre les usagers (étudiant·es, personnel, partenaires) et le responsable du service : réception des demandes, suivi des interventions, réponse aux réclamations

• Assurer la coordination de prestations spécifiques, notamment en lien avec l'organisation d'évènements (nettoyage ponctuel, aménagements, etc.)
• Diffuser les informations relatives à l'offre de services et aux tarifs appliqués
• Être à l'écoute des besoins sur le terrain, proposer des ajustements et contribuer à la satisfaction des usagers

Profil :

• Être titulaire au maximum d'un bachelier reconnu par la FWB.
• Avoir une expérience de 3 ans minimum est requis.
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
• Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Accueil - Diplômes de l'Enseignement Supérieur)

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :

Requises :

• Capacité à travailler en équipe tout en étant autonome
• Être orienté·e services et solutions
• Excellente communication écrite et orale en français
• Excellentes compétences relationnelles, assertivité
• Aisance sur le terrain et dans les interactions avec des publics variés
• Capacité à prioriser et capacité à répondre à des urgences avec calme
• Maitrise d'office 365

Atouts :

• Aisance avec les chiffres, une expérience en comptabilité / suivi budgétaire
• Connaissance des règles de sécurité, des procédures de nettoyage et de contrôle qualité
• Une connaissance de l'environnement universitaire

Nous offrons :

• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes
• Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d'accès, au cœur de la capitale de l'Europe
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)
• L'accès à une formation permanente
• Des restaurants universitaires éthiques et durables
• Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives

Politique d'égalité des chances :

A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.

Nous croyons en la richesse de toutes les différences.

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N'hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys ), Chargée de l'inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l'entretien.

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.

Décision administrative

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Type contrat : CDI contractuel

Temps de travail : Temps plein

Campus : Solbosch

Date de parution : 18/09/2025

Date limite de réception : 23/10/2025

[Référence 2025/110]