Stafmedewerker Centraal

Functieomschrijving

De functie van stafmedewerker bij Studentenraad KU Leuven bestaat uit een aantal algemene taken die naar aanleiding van noden worden aangevuld met specifieke taken van een bepaald deeldomein. Als stafmedewerker bij de Studentenraad KU Leuven werk je binnen een dynamisch team aan een mix van algemene taken en de specifieke verantwoordelijkheden van jouw deeldomein. Je werkt daarbij nauw samen met de stafmedewerker Communicatie. Jullie rollen zijn complementair en versterken elkaar, met als doel een krachtige en coherente ondersteuning van het studentenbeleid.

In algemene zin beslaat de functie van stafmedewerker met name de volgende aspecten:

Organisatie & Management

• Je voert de dagelijkse boekhouding in samenwerking met de Algemeen Beheerder en houdt deze up to date.
• Je beheert de onkostennota's van de studentenvertegenwoordigers en zorgt voor een vlotte terugbetaling.
• Je staat in voor het beheer van de voorraden van de studentenraad en zorgt voor een tijdige aanvulling hiervan.
• Je houdt financiële overzichten bij, maakt facturen aan en volgt deze op, in samenwerking met de Algemeen Beheerder, ter ondersteuning van de dagelijkse werking van de Studentenraad.
• Je ondersteunt de Algemeen Beheerder bij het uitschrijven van financiële procedures.
• Je ondersteunt het Bestuur bij het opstellen van de begroting en exploitaties.
• Je staat samen met de Algemeen Beheerder en de Staf Communicatie in voor het onderhoud van het kantoor
• Je bent verantwoordelijk voor de werking van de uitleendienst van de studentenraad.

Dagelijkse werking

• Je staat mee in voor de algemene werking van de studentenraad.
• Je bent medeverantwoordelijk voor het organiseren en ondersteunen van projecten en evenementen, zowel op logistiek als op inhoudelijk vlak, van voorbereiding tot uitvoering. Je ondersteunt de Raad van Bestuur, het Algemeen Bureau en de Facultaire Overlegorganen in hun taken als bestuurder, mandataris en studentenvertegenwoordiger.

PROFIEL

Jobgerelateerde competenties

• Je communiceert vlot en professioneel met KU Leuven-diensten, Facultaire Overlegorganen en externe partners.
• Je beheert administratieve taken nauwkeurig: je verwerkt documenten, behandelt briefwisseling en houdt de mailbox overzichtelijk en up-to-date.
• Je volgt bestellingen op van materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen, en controleert leveringen met een scherp oog voor detail.
• Je hebt een basisinteresse in cijfers en werkt graag met spreadsheets. Boekhoudkundige ervaring is geen vereiste, maar je staat open om je hierin in te werken.
• Je kan snel schakelen tussen uiteenlopende taken wanneer de situatie daarom vraagt, zonder het overzicht te verliezen.
• Je bent bereid om af en toe 's avonds of in het weekend te werken, afhankelijk van de noden van de werking.

Je beschikt over een rijbewijs B.

Persoonsgebonden competenties

• Plannen en organiseren
• Omgaan met stress
• Creativiteit
• Communiceren
• Verantwoordelijkheid
• Leervermogen hebben
• Zin voor nauwkeurigheid hebben
• Resultaatgerichtheid
• Zelfstandigheid
• Samenwerken
• Flexibiliteit

Aanbod

Een boeiende gevarieerde job met bepaalde duur (eind september 2025 t/m begin augustus 2026) in een snel veranderende omgeving met complexe materie die per definitie nieuw en dynamisch is. Er is een nauw contact met de studenten en de verkozen vertegenwoordigers in een open en frisse werksfeer. Een zelfstandige en verantwoordelijke functie met veel ruimte voor initiatief, eigen inbreng en optimalisaties. De verloning situeert zich binnen barema 4 geldig voor administratief personeel van de universiteiten. De uren zijn flexibel vast te leggen in samenspraak met het Bestuur. Ook het 4/5e werken is flexibel vast te leggen, waarbij het o.a. een optie is om voltijds te werken doorheen het jaar en niet doorheen de examenperiodes voor werkstudenten.

Plaats tewerkstelling

Studentenraad KU Leuven

's Meiersstraat 5

3000 LEUVEN

Te bereiken via station Leuven (+/- 1 km), met de auto, per fiets of te voet.

Interesse?

Bijkomende vragen over de functie van Stafmedewerker Centraal? Stuur gerust een mailtje naar

Interesse in de vacature? Stuur dan een korte motivatie en CV naar We nemen zo snel mogelijk contact met je op.