Gestionnaire administratif et de dossiers subventions

Votre rôle

La Fédération Wallonie-Bruxelles recherche 1 gestionnaire de dossiers de subventions (F/H/X) pour la Direction générale des Infrastructures, au service général des infrastructures scolaires subventionnées, pour les services suivants :

• Service régional de Namur-Luxembourg, Bureau d'Arlon (O2 HE DGCF

En tant que gestionnaire de dossiers de subventions (H/F/X), vous serez amené à :

1. Assurer le suivi des dossiers de demandes de subvention :

• Réceptionner les dossiers / vérifier leur dépôt sur les plateformes informatiques
• Vérifier la complétude des dossiers et le cas échéant réclamer les pièces manquantes
• Assurer le suivi administratif des dossiers
• Assurer le suivi des décisions administratives
• Répondre aux questions des collaborateurs du service, de tiers, de clients et d'autres administrations et leur fournir toute l'information relative au domaine en question
• Encoder et enregistrer les dossiers dans les tableaux de suivi
• Visiter les sites afin de veiller à la bonne utilisation de la subvention

2. Gérer les dossiers de liquidations de subventions :

• Réceptionner /télécharger les dossiers depuis les plateformes informatiques et vérifier leur complétude
• Analyser les demandes de liquidations et vérifier les pièces justificatives relatives aux paiements
• Encoder et enregistrer les données comptables dans des fichiers automatisés ou non (en fonction des procédures) dans le respect des délais impartis
• Calculer les montants de subventions à liquider
• Etablir les différentes pièces comptables qui constituent les dossiers de liquidations
• Etablir en concertation avec les architectes du service régional la validation des travaux supplémentaires et modificatifs dans les dossiers de subvention
• Préparer les arrêtés de décompte final
• Effectuer un screening régulier des dossiers et établir au besoin des courriers de rappel

3. Réaliser des tâches administratives :

• Traiter le courrier de toute nature et réaliser un tri des informations
• Gérer l'ensemble des documents et informations propres au service
• Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
• Concevoir et compléter des tableaux avec le logiciel Excel
• Organiser et gérer le classement de la correspondance et des dossiers
• Rédiger des courriers à l'attention des pouvoirs organisateurs et des supérieurs hiérarchiques, des comptes rendus de réunions, des textes, des notes ou encore des présentations
• Assurer la logistique des réunions, manifestations, conférences
• Répondre personnellement aux diverses demandes (téléphone, courrier, mails, …),et élaborer un conseil ou une proposition

En tant que gestionnaire administratif, vous collaborez étroitement avec les membres du service régional, à cet effet vous pouvez être amené à :

• Réaliser un échange de savoir et de compétence (marchés publics, …)
• Assurer le suivi des appels téléphoniques en cas d'absence
• Assurer le secrétariat (photocopie, courrier, classement)
• Gérer les dossiers de demandes de subventions
• Analyser les éléments constitutifs des dossiers en effectuant des recherches approfondies si nécessaire: demande d'informations complémentaires, demande de clarification de certains éléments, demande de documents spécifiques, etc.
• Vérifier que les dossiers respectent les règles en matière de marchés publics
• Vérifier le respect des normes physiques et financières
• Calculer le montant de la subvention à octroyer
• S'assurer du respect des décrets relatifs au financement des bâtiments scolaires en vigueur (complétude dossiers et respect des engagements)

Cette liste des tâches est non-exhaustive.

Vous avez une question sur la fonction ?

Rôle du service

Le Service Général des Infrastructures Scolaires Subventionnées (SGISS) a pour mission d'assurer un hébergement fonctionnel de qualité afin de permettre aux enfants et aux enseignants d'exercer leurs activités en toute sécurité et convivialité dans le cadre de la réglementation et en fonction des ressources disponibles.

Dans ce cadre, notre service accorde des subventions en matière de bâtiments scolaires pour des travaux effectués par des Pouvoirs organisateurs des réseaux officiels subventionnés (provinces et communes) et libres dans le cadre des divers programmes de subventions en matière d'infrastructures scolaires (subventions FBSEOS, subventions exceptionnelles, dossiers Fonds de Garantie, Programme prioritaire de Travaux, Programme création de nouvelles places, Plan de relance et de résilience européen etc.).

A titre exceptionnel, le SGISS est chargé d'octroyer des subventions soutenant des projets portant sur la rénovation des bâtiments scolaires dans le cadre du Plan d'Investissement exceptionnel dans les bâtiments scolaires.

Pour de plus amples informations, vous pouvez consulter le site du SGISS :

Profil

Diplôme(s)

Requis

Vous êtes en possession du diplôme de l'enseignement supérieur de type court (
bachelier/graduat
)

ou

de son équivalence reconnue par le 'Service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d'enseignement supérieur' de la Communauté française au moment de la candidature.

Atout(s)

La possession d'un graduat ou d'un bachelier professionnalisant dans le domaine
des Sciences économiques et de gestion
constitue
un atout
pour la fonction.

Expérience(s) professionnelle(s)

Requis

Vous disposez d'une expérience professionnelle
de minimum 1 an dans une fonction administrative
reprenant au moins
2 des domaines suivants
:

• Gestion de dossiers liés à une réglementation
• Gestion de dossiers à caractère comptable
• Gestion des tâches de secrétariat

Atout(s)

• Une expérience professionnelle impliquant une utilisation régulière du logiciel Excel constitue également
  un atout important
• Une expérience professionnelle en lien avec les marchés publics de travaux constitue
  un atout

Compétences évaluées lors de l'entretien de sélection

Compétences techniques

• Bonne capacité à lire, comprendre et appliquer des textes réglementaires
• Bonne capacité à travailler avec des données chiffrées (analyse, calcul, traitement, vérification) sur l'application bureautique Excel
• Connaissance élémentaire de Word
• Bonne technique d'expression orale
• Bonne technique d'expression écrite

Compétences comportementales

• Analyser l'information : Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information
• Résoudre des problèmes : Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome. Vous cherchez des alternatives et mettez en œuvre des solutions
• Faire preuve d'engagement : Vous vous impliquez dans le travail en donnant toujours le meilleur de vous-même en cherchant à atteindre la meilleure qualité et en persévérant même en cas d'opposition
• Agir de manière orientée service : Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, vous leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs

Votre motivation et les compétences marquées d'un « Pondérée » sont considérées comme importantes pour la fonction. Elles ont donc une valeur plus importante dans le score final.

Lieu de travail

Arlon

Contrat

Contrat à durée indéterminée

Temps plein (38h)

Salaire annuel

• Entre 32.764,87 € brut et 55.817,40 € brut

• Echelle barémique : 250/1

• Niveau d'emploi : Bachelier

• Toute expérience professionnelle jugée utile à la fonction pourra être valorisée pécuniairement

Avantages

• Télétravail possible à 50% (avec accord) et indemnité de télétravail

• Chèques-repas

• Pécule de vacances et allocation fin d'année

• Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile – lieu de travail

• Indemnité vélo

• Assurance hospitalisation de base gratuite

• 27 jours minimum de congé par an

• Pour les enfants du personnel : journées récréatives, chèque Saint-Nicolas, indemnités de stages, allocation de rentrée scolaire, ...

Postuler

Pour postuler, veuillez compléter votre candidature sur notre site internet :

Date limite de candidature le 19/10/2025 inclus

Votre dossier de candidature devra comporter :

•
un curriculum vitae actualisé et rédigé en français.

•
une lettre de motivation.

•
une copie du (ou des) diplôme(s) requis ou de l'attestation d'équivalence.

•
tout autre document demandé dans l'offre d'emploi (par exemple : la copie du permis de conduire)

Sur la base des lettres de motivation, des curriculum vitae et du nombre de candidatures recevables, le jury de sélection pourra limiter le nombre de candidats à recevoir en entretien.