Management Assistant

Ben jij een geboren organisator met een scherp oog voor detail en een passie voor ondersteuning op topniveau?

C-smart is op zoek naar een proactieve en discrete Management Assistant die het managementteam versterkt en een sleutelrol speelt in de ondersteuning van de algemeen directeur en de voorzitter van de raad van bestuur.

Over C-smart

C-smart is een kennis- en expertisecentrum dat zich specialiseert in het ondersteunen van lokale besturen bij hun ICT-behoeften. We bieden begeleiding, advies en oplossingen op maat die bijdragen aan de efficiënte digitale werking en een sterke organisatieontwikkeling.

Onze missie? Lokale besturen sterker maken door hen te ondersteunen bij de technologische uitdagingen van vandaag en morgen.

Met een betrokken, deskundig team combineren we diepgaande ICT-expertise met een hands-on aanpak. We geloven in duurzame digitale oplossingen, gedragen beslissingen en nauwe samenwerking met onze partners.

C-smart is een groeiende organisatie waar professionaliteit, innovatie en menselijkheid hand in hand gaan. Werken bij ons betekent bijdragen aan de digitale transformatie van de publieke sector in Vlaanderen.

Wat ga je doen

Als Management Assistant ben je de rechterhand van het hoogste bestuursniveau binnen C-smart. Je bent verantwoordelijk voor het efficiënt beheren van agenda’s, het voorbereiden van vergaderingen en het opvolgen van de communicatie en besluiten. Je zorgt ervoor dat alles op administratief en organisatorisch vlak op wieltjes loopt.

Je takenpakket omvat o.a.:

• Beheren van agenda’s evenals het beheer van inkomende en uitgaande communicatie (e-mail, briefwisseling, telefonie)
• Reserveren van vergaderzalen en voorbereiden van vergaderdocumenten
• Opstellen van agenda, notulen en samenvattingen van officiële vergaderingen
• Samen met het management de uitvoering van beslissingen binnen de organisatie opvolgen en ondersteunen
• Ondersteunen bij het opmaken en nalezen van documenten en rapporten
• Verzorgen van administratieve taken zoals kopieën, scans, klassement en postverwerking
• Behandelen van diverse administratieve en operationele taken in opdracht van het management
• Organiseren van interne events, klantenontvangst of werkbezoeken indien nodig
• Fungeren als aanspreekpunt voor praktische vragen binnen het managementkader
• Zelfstandig en proactief opvolgen van rapporteringsmomenten en toekijken op deadlines op administratief vlak
• Doorverwijzen van klanten en andere externe contacten naar de juiste persoon binnen de eigen organisatie

Wie ben je

• Je werkt discreet, gestructureerd en zelfstandig
• Je hebt uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden
• Je bent communicatief sterk en klantgericht
• Je werkt nauwkeurig en hebt een scherp oog voor detail
• Je neemt initiatief en denkt mee met het management
• Je hebt ervaring in een administratieve, ondersteunende rol op directieniveau
• Je bent woonachtig in de brede regio van Geel (thuiswerk is mogelijk, maar regelmatige aanwezigheid op kantoor is eveneens noodzakelijk)

Wat bieden wij?

Bij C-smart krijg je de kans om een impactvolle rol te vervullen binnen een dynamische organisatie die inzet op digitale transformatie:

• Boeiende functie met uitdagende verantwoordelijkheden: Een boeiende functie in een dynamische en professionele omgeving, waarbij je directe impact kan genereren op de werking van het managementteam. We moedigen je aan om je carrière te verrijken met opleidingen en ontwikkelingsmogelijkheden.
• Balans werk en privé: Bij ons hechten we veel waarde aan een gezonde balans tussen werk en privé. Daarom bieden we een ruim aantal vakantiedagen, zodat je voldoende tijd hebt om te ontspannen, op te laden en te genieten van je vrije tijd. Jouw welzijn staat bij ons voorop!
• Competitief Salaris: Je kan rekenen op een aantrekkelijk salaris, inclusief extralegale voordelen zoals een bedrijfswagen en tankkaart, verzekeringspakket, maaltijdcheques en een smartphone met abonnement.