Document Controller

Exquando est une société de consultance spécialisée dans le conseil et l'accompagnement en gestion et gouvernance de l'information. Nous veillons à ce que la bonne information soit disponible au bon endroit pour la bonne personne afin que les organisations puissent prendre les bonnes décisions en toute confiance.

Afin de renforcer notre équipe, nous recherchons actuellement un.e Document Controller.

Afin de favoriser une collaboration efficace et de qualité, le Document Controller contribue à assurer que la documentation utilisée par le client, ses partenaires et collaborateurs est fiable, correcte, complète et bien communiquée. Il/elle fait partie d'une équipe projet et est en charge de gérer et contrôler les documents qui sont produits pendant les différentes phases du projet via un outil de gestion intégré.

Il s’agit d’une fonction majoritairement opérationnelle qui demande de la rigueur et un grand sens du service.

Descriptif de fonction:

Voici une liste non exhaustive des tâches à effectuer. Cette liste peut varier en fonction des missions et des clients.

• Suivre le cycle de vie des documents: Création, révision, approbation, diffusion et archivage des documents techniques tout au long du projet
• Contrôler la qualité: Vérification de l'exactitude, de la cohérence et de la lisibilité des documents, en s'assurant qu'ils respectent les normes et les conventions de l'entreprise
• Gérer les versions: Suivi des différentes versions des documents et maintien d'un historique complet des modifications à l’aide d’une liste de délivrables
• Diffuser les documents: Mise à disposition des documents pertinents aux intervenants appropriés au bon moment
• Appliquer, mettre à jour et améliorer les procédures de gestion documentaire
• Utiliser des outils de gestion documentaire: Maîtrise des logiciels de gestion documentaire (GED), y compris les contrôles d’accès dans certains cas, et des outils collaboratifs (Teams) pour faciliter le traitement et le partage des documents
• Former et donner du support aux utilisateurs sur l’outil et sur les procédures
• Produire des rapports/dashboard sur l'état de la documentation du projet: Définir le plan d'action correctif et le faire exécuter
• Donner du feedback lors de réunions de projets sur l’état de la documentation
• Scanner des documents importants tels que des protocoles

Qualification et expérience requises:

• Intérêt pour la gestion documentaire
• Affinité ou curiosité pour le travail dans un environnement technique. La majorité de nos clients collaborent avec nous dans le domaine de l’engineering
• Première expérience en tant que document controller ou en tant qu'assistant.e de projet
• Très bonne connaissance écrite et parlée du français et du néerlandais
• Bonne connaissance de Microsoft Office
• Une connaissance de un ou plusieurs logiciels de gestion documentaire est un plus (Aconex, LiveLink, Sharepoint, ACC...)

Compétences requises:

• Bon sens de l'organisation et de la coordination, sens des priorités
• Rigoureux(se) et soucieux(se) des détails
• Aisance orale dans le cadre de présentations/formations et bonne capacité rédactionnelle
• Flexible et bon esprit d'équipe
• Capable de travailler à la fois de manière autonome et en équipe
• Orienté(e) service et client
• Bonne capacité d'écoute et de compréhension des enjeux

Ce que nous pouvons vous offrir:

Exquando vous offre la possibilité de développer vos connaissances et votre expertise dans un environnement passionnant et stimulant. Nos clients sont des organisations majeures des secteurs de la construction, pharmaceutique, bancaire, de l'énergie et de l'assurance.

Une formation adéquate en interne sera fournie. Vous serez encouragé.e à échanger avec la communauté professionnelle de l'information et à partager vos connaissances et votre expérience nouvellement acquises.

L'environnement de travail chez Exquando est dynamique et flexible. Nous encourageons la créativité et la proactivité. Et nous aimons prendre du plaisir au travail ! Nous offrons un contrat à durée indéterminée, à temps plein et un package salarial attractif. Notre siège d'exploitation est basé à Wavre, mais certaines missions peuvent nécessiter une présence, à court, moyen ou même plus long terme chez les clients. Du télétravail partiel est autorisé.

Il est également crucial pour nous que le/la candidat.e soit sensible aux valeurs d'Exquando.