Je bent hét stralende gezicht en de stem van ons kantoor, altijd klaar om onze klanten en collega’s met een warme glimlach te verwelkomen en verder te helpen.
Als eerste aanspreekpunt aan het onthaal en de telefoon, ben jij de vriendelijke stem die onze bezoekers en bellers begroet.
Je bent een master in het beheren van de agenda’s (van de Bestuurder en collega’s) van het kantoor. Je plant afspraken en organiseert vergaderingen als een echte pro.
Je bent een actieve deelnemer aan de admin-werkgroep die maandelijks samenkomt, de info uit die werkgroep deel je met jouw team.
Als de spil van het kantoor, ondersteun jij onze accountants en zorg je voor een vlekkeloze uitvoering van diverse taken.
Jij bent binnen het kantoor de essentiële schakel wat betreft communicatie, administratie en digitale tools. Jij zorgt ervoor dat alle gegevens en tools up-to-date blijven en vlekkeloos functioneren.
Het opstellen van mailings, verslagen en nota’s behoort tot jouw takenpakket.
Je bent verantwoordelijk voor het beheren van de post, mailbox, interne administratie, klassement, de planning en de algemene organisatie van het kantoor.
Jouw profiel
Jouw Skills:
Een bachelordiploma in een administratieve richting is cool, maar bij ons draait het om jouw ambitie, ervaring en talenten.
Met jouw vriendelijke en professionele houding, ben je het eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe contacten.
We zoeken iemand die energie krijgt van het regelen van zaken en die graag een stapje extra zet om anderen te helpen.
Je bent communicatief, punctueel, kan zelfstandig werken en hebt een hands-on mentaliteit. Daarnaast kan je goed overweg met verschillende software programma’s.
Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren
Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
De leveringen controleren
Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
De activiteiten van een team coördineren
Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
Aanbod
Ons aanbod:
In harde valuta:
Een contract onbepaalde duur
Een loon aangepast aan ervaring en skills
Een bedrijfswagen met onbeperkte tankkaart
Maaltijdcheques van €7,50 per gewerkte dag
Groepsverzekering
Hospitalisatieverzekering voor het volledige gezin
Vergoeding thuiswerk
Loonbonus
De nieuwste smartphone met abonnement
Overwerk wordt uitbetaald of omgezet in vakantiedagen
Work-life balance voordelen:
Teambuildings en af en toe een gezellig samenzijn
Fietsleaseplan
Frisdrank en koffie op kantoor
Persoonlijk contact met de klanten
Mogelijkheid tot thuiswerk (1 dag per week)
Glijdende werkuren
Een omgeving die persoonlijke en professionele groei blijft boosten