Voor de vacature als management-assistant (HR, Accounting, Communicatie) speel je een cruciale rol in de ondersteuning van de HR-, accounting- en communicatieafdeling. Dit is een greep uit je takenpakket:
Je werkt nauw samen met de HR- en kantoormanager en helpt bij diverse taken binnen deze afdelingen bvb. het organiseren van vergaderingen, administratieve ondersteuning bij het rekruteringsproces, het helpen bij interne en externe communicatie via website-updates, nieuwsbrieven en sociale media, etc...
Je helpt ook bij het coördineren van interne en klantenevenementen, ondersteunt bij boekhoudkundige taken zoals het monitoren van inkomende en uitgaande betalingen en ondersteunt bij krediet- en incasso-inspanningen
Verder beheer je reisarrangementen voor werknemers, inclusief het boeken van vluchten, hotels, vervoer, en zorg je ervoor dat reisrichtlijnen worden gevolgd
Tot slot lever je een bijdrage aan operationeel kantoorbeheer en neem je deel aan diverse ad-hoctaken en interne projecten
Bedrijfsinformatie
Dit bedrijf positioneert zichzelf als een belangrijke speler in IP en heeft enkele van de meest ervaren en gepassioneerde professionals in dienst. De juristen behandelen niet alleen de verdediging en bescherming van intellectuele eigendom op hoog niveau, maar gaan er tevens prat op om grondig inzicht te verkrijgen in de bedrijfsvoering en strategie van elke klant. Als paralegal ondersteun je dit team op zo goed als alle vlakken. Je komt terecht in een gemotiveerde groep van 6 rechtstreekse collega's. In totaal tet bedrijf ongeveer 30 medewerkers. Ze zijn vlot bereikbaar met het openbaar vervoer via Diegem station.
Jouw profiel
Voor de vacature als management -assistant in regio Zaventem zijn we op zoek naar iemand die zich in de volgende omschrijving kan terugvinden:
Je bent in het bezit van een bachelor- of masterdiploma
Je bent goed drietalig NL/FR/E
Je houdt van multitasken
Een gezonde portie stress geeft je energie
Je bent een teamplayer maar kan ook zelfstandig aan projecten werken
Je werkt graag hands-on en kan prioriteiten stellen
Ervaring in alle domeinen is zeker geen must; een positieve en leergierige mindset des te meer! Twijfel je of je in aanmerking komt? Aarzel niet ons te contacteren via 02/254.08.50 of vilvoorde@accentjobs.be
Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
De activiteiten van een team coördineren
Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
De leveringen controleren
Personeelsdossiers administratief opvolgen
Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren
Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
Aanbod
Voor de vacature als management assistant in regio Zaventem biedt onze klant je het volgende pakket aan:
een job optie vast (meteen vast contract mogelijk)