Management Assistant

Functie

In deze uitdagende functie ondersteun je de directie (3 zaakvoerders) en draag je bij tot een vlot verloop van hun dagelijkse werkzaamheden.

Als personal assistant ziet je dag er elke keer anders uit. Deze kan volgende taken omvatten:

· Opvolging inkomende en uitgaande correspondentie;

· Agendabeheer;

· Organisatie meetings, events, teambuildings;

· Rapportages, verslagen en planning

· Beheer sociale media

· Opmaak van professionele presentaties

· Behartigen van confidentiële, administratieve en organisatorische taken

Jouw profiel

Je genoot een bacheloropleiding richting office management of je bent gelijkwaardig door ervaring.

Meer dan het diploma, zijn we op zoek naar een competente en geëngageerde collega die houdt van multitasking.

Je bent van nature uit een organisator, je denkt altijd één stap vooruit en je kan snel schakelen indien nodig. Daarenboven waak je over de deadlines.

Qua persoonlijkheid kan je jezelf het best omschrijven als: accuraat, klantvriendelijk, probleemoplossend, stressbestendig en discreet.

Jij bent de rots in de branding en je hebt zin voor initiatief.

Vanzelfsprekend ben je vertrouwd met de courante softwarepakketten (MS Word, Excel, PowerPoint) en spreek je naast Nederlands ook goed Frans.

• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• De activiteiten van een team coördineren
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren

Aanbod

Je komt terecht in een dynamisch en snelgroeiend bedrijf met familiaal karakter.

In deze uitdagende job krijg je de ruimte om initiatief te nemen en de functie verder te ontwikkelen.

In ruil voor je expertise en engagement bieden wij een aantrekkelijk salarispakket met inbegrip van extralegale voordelen waaronder een bedrijfswagen.

Solliciteren

Mireille Massagé
+3293308020
jobs@xolutions.be