Administratief Medewerker

Functie

Voor de productiesite te Machelen, zijn we voor onze klant op zoek naar een administratief medewerker!

• Jij bent dé go-to persoon als het gaat om alle administratieve rompslomp rond bestellingen op de productiesite. Van het aanmaken van leveranciers tot offerteaanvragen, bestellingen plaatsen, goederen ontvangen en problemen met facturatie oplossen - jij regelt het allemaal. En dat geldt zowel voor spullen als voor diensten!
• Zodra we een getekende offerte binnen hebben, ga jij aan de slag. Je zet de leverancier in ons systeem, vraagt een inkooporder aan en zorgt dat alles op rolletjes loopt tot de spullen binnen zijn en de ontvangst bevestigd is.
• Als er ergens een hapering zit in dit proces, ben jij er als de kippen bij. Of het nu gaat om het aanmaken van de leverancier, het ontvangen van goederen, de facturatie of de betalingen - jij staat paraat.
• En dat betekent ook flink wat communiceren! Niet alleen met je lokale collega's, maar ook met leveranciers en zelfs met onze inkoop- en financiële teams in Nederland, Polen en India.
• Naast al dat inkoopgeweld houd je je ook bezig met het beheren van de voorraad en de verspreiding van veiligheidsmateriaal voor ons personeel, van A tot Z.
• En als kers op de taart ondersteun je ook nog de manager bij het opstellen van verslagen en draai je je hand niet om voor verbeterprojecten binnen jouw werkgebied.
• Kortom, jij bent de administratieve duizendpoot op onze site en je rapporteert rechtstreeks aan de Site Manager.

Jouw profiel

• Je hebt minstens je middelbaar diploma op zak en hebt een eerste ervaring in een administratieve functie. Indien je een technische achtergrond hebt, is dit zeker een pluspunt.
• Je pakt je werk gestructureerd aan en bent een doorbijter. Een dossier volg je volledig op van begin tot einde en je blijft doorzetten tot een goed resultaat.
• Je toont ownership en verantwoordelijkheid, je denkt mee en stelt verbeteringen voor en kaart zaken zelf pro-actief aan.
• Je kan om met continue veranderingen en past je werk hierin aan. Deze dosis gezonde stress geeft je energie.
• Je bent voldoende communicatief en hebt geen schroom een telefonisch gesprek te voeren in een internationale context.
• Je kan vlot overweg met de software programma's zoals Outlook, Excel, Word, Powerpoint, SAP..
• Je beheerst vlot de Nederlandse en Engelse taal en bent voldoende spreekvaardig in het Frans.

• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Kopieerwerk verrichten
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies

Aanbod

• Onze klant vindt een goede balans tussen werk en privé belangrijk. Daarom bieden zij flexibele werktijden, de mogelijkheid om af en toe thuis te werken, én maar liefst 18 ADV-dagen.
• En wees gerust, bij onze klant zijn er volop kansen om door te groeien. Als multinational liggen er allerlei mogelijkheden op jou te wachten.
• In deze job kom je met iedereen in aanraking, van het management tot de werkvloer en zelfs met collega's in het buitenland.
• De productiesite is goed bereikbaar met het openbaar vervoer. Het Buda Station ligt op slechts 5 minuten wandelen en het Vilvoorde Station is maar 5 minuten met de bus. Ook bieden ze een fietsleaseprogramma aan én betalen ze 100% van je openbaar vervoer terug.

Solliciteren

Evelien Hoymans
0479356635
leuven@metiselect.be