Secretaresse / Office Assistant

Functie

Raak jij uitgedaagd van het in de lucht houden van meerdere ballen tegelijk? Doe jij niets liever dan plannen, organiseren en regelen? Én ben je op zoek naar een nieuwe job bij een ondernemende organisatie? Dan is dit je kans! Voor ons enthousiaste Secretary team zoeken wij een Secretaresse / Office Assistant voor 32 tot 40 uur per week .

Hoe ziet jouw functie eruit?
Als onderdeel van het secretary team ben je mede verantwoordelijk voor het plannen, coördineren en realiseren van ondersteuning aan het management en de collega’s van de verschillende praktijken. Tevens ben jij aanspreekpunt voor de bezoekers aan ons kantoor.

Jouw werkdag is nooit hetzelfde en geen klus is te groot of te klein voor jou. Je bent ons ‘visitekaartje’ en representeert Boxx op een professionele en vriendelijke wijze, telefonisch en aan de receptie. Je zorgt voor een correcte en tijdige verzending van correspondentie, je beheert agenda’s en plant vergaderingen, je verzorgt bestellingen, organiseert (periodieke) evenementen, ondersteunt bij presentaties en offertes en plaatst posts op social media. Kortom, je pakt dat op wat nodig is. Je bent de spil op kantoor zodat collega’s zich kunnen focussen op hun werkzaamheden gerelateerd aan de business.

Je werkt nauw samen met je collega’s van het secretary team. Binnen het team heb je veel vrijheid om je werkzaamheden naar eigen inzicht in te delen. Collega’s kunnen bouwen op jouw nauwkeurigheid en flexibiliteit en zij weten dat wanneer ze jou iets vragen dat het geregeld wordt.

Jouw profiel

Je bent communicatief vaardig en dienstverlenend ingesteld. Je haalt voldoening uit het hoog houden van meerdere ballen tegelijk. Je hebt een goed gevoel voor prioriteit, bent oplossingsgericht en het snel schakelen tussen taken is voor jouw geen probleem. Je herkent jezelf in onze kernwaarden: Human Approach, Resourceful Quality, Integrated Solutions en Energetic Teamwork.

Verder:

• Heb je ruime ervaring met MS Office;
• Naast het Nederlands beheers je de Engelse taal en vind je het geen probleem om onze klanten in het Engels te woord te staan;
• Ben je in bezit van rijbewijs B;
• Ben je minimaal 32 uur per week beschikbaar met in ieder geval vaste werkdagen op maandag, dinsdag en donderdag.

Kan jij ons overtuigen van jouw kwaliteiten als secretaresse / office assistant? Dan nodigen we je graag uit om te solliciteren!

• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren

Aanbod

Wij bieden je een omgeving waarin je veel vrijheid krijgt om je werk te doen en je te ontwikkelen. Waar je, door onze korte lijnen, jouw ideeën kan omzetten in kansen en daardoor bijdraagt aan de toekomst van Boxx. Waar een marktconform salaris én goede secundaire arbeidsvoorwaarden vanzelfsprekend zijn. We hebben veel aandacht voor jouw ontwikkeling en je work-life balance. We hechten veel waarde aan ons hechte Boxx team en organiseren daarom een wekelijkse borrel, jaarlijkse teamuitjes en diverse activiteiten.

Solliciteren

Bianca Achten
+31 6 15 42 99 05
work@boxx-expat.com