Administratief medewerker - Personeel & organisatie

Functie

Sciensano zorgt als toonaangevende wetenschappelijke instelling er voor dat jij je professioneel verder kan ontwikkelen binnen jouw passie voor HR.

Je komt terecht in een wetenschappelijke, professionele en onafhankelijke omgeving met een verscheidenheid aan (onderzoeks)domeinen ter ondersteuning van het beleid inzake menselijke en dierlijke gezondheid, wetenschap en samenleving. Net zoals jouw collega’s in de wetenschappelijke diensten zet jij je in om in samenwerking met de verschillende interne en externe stakeholders en partners tot een kwaliteitsvolle (HR) dienstverlening te komen.

Je versterkt de directie Personeel & Organisatie, en meer bepaald de dienst Staffing & Payroll, en zorgt er mee voor dat de administratieve HR processen op een vlotte wijze worden uitgevoerd ter ondersteuning van de maandelijkse loonadministratie. In dit kader help je jouw collega’s die instaan van de maandelijkse Payroll door de opmaak van arbeidscontracten en de uitvoering van o.a. fietsvergoedingen, abonnementen, premies en bijkomende voordelen.

Je neemt het administratief beheer van A tot Z autonoom in handen m.b.t.:

• Opmaak van arbeidscontracten, contractbijlagen en werkattesten
• Opvolgen en verwerken van de bijkomende voordelen: o.a. fietsvergoedingen, onkostennota’s van de personeelsleden, abonnementen voor woon-werkverkeer, maaltijdcheques, taalpremies en andere premies
• Opmaak van communicaties en aanpassen van het intranet m.b.t. de loon- en arbeidsvoorwaarden

Je helpt ook de collega’s waar nodig met de administratie m.b.t. de indiensttreding van de nieuwe medewerkers: o.a. HR systemen bijwerken, verzamelen van de nodige documenten en informatie, werkvergunningen voor niet-EU burgers, enz.

Daarnaast beantwoord je de zeer diverse vragen van personeelsleden.

Je overlegt dagelijks met de collega’s van de directie Personeel & Organisatie en werkt eveneens mee in projectgroepen die het brede HR-domein bestrijken. Je doet eveneens voorstellen naar verbetering van procedures, processen en data-rapporteringen. Zo draag je bij aan de uitwisseling en opbouw van expertise binnen het team.

De grote diversiteit aan profielen, statuten en regelgeving waarmee rekening gehouden moet worden bij de HR administratie maakt deze functie extra uitdagend.

Jouw profiel

Prof. bachelor, bij voorkeur met een HR-gerelateerde specialisatie
Min. 2 jaar ervaring in HR administratie
Sterke communicatieve vaardigheden
Talen : een zeer goede beheersing van de Franse taal en Nederlandse taal; een goede kennis van de Engelse taal

Generieke competenties : open mindedness, kunnen omgaan met diversiteit, een verantwoordelijke teamspeler die aandacht heeft voor de procedures en tevens klant- en oplossingsgericht kan handelen, maatschappelijke betrokkenheid is voor jouw eveneens een belangrijke factor, georganiseerd; stressbestendig; discreet en integer.

• Documenten voor de opvolging en het beheer van het personeel opmaken en actualiseren (sociale overzichtstabellen, salaristabellen, planning van vakanties, ...)
• Individuele dossiers van werknemers opvolgen en updaten
  De wettelijke aangifte indienen

Aanbod

Een uitdagende functie in een bekend wetenschappelijk instituut
Arbeidsovereenkomst van bepaalde duur (tot 31/12/2024)
Weddeschaal : B1
Voordelen : gratis abonnement of 100% terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer; hospitalisatie- en groepsverzekering; maaltijdcheques; voordelen via FED+ ( www.fedplus.be ); andere sociale voordelen
Andere : glijdende werkuren in een 38-uren week; mogelijkheid tot telewerk en opleidingen

Solliciteren

Joachim Staes
0470770867
jobs@sciensano.be