Functie

Raak jij uitgedaagd van het in de lucht houden van meerdere ballen tegelijk? Doe jij niets liever dan plannen, organiseren en regelen? Én ben je op zoek naar een nieuwe job bij een ondernemende organisatie? Dan is dit je kans! Voor ons enthousiaste Secretary team zoeken wij een Secretaresse / Office Assistant voor tot uur per week .

Hoe ziet jouw functie eruit?
Als onderdeel van het secretary team ben je mede verantwoordelijk voor het plannen, coördineren en realiseren van ondersteuning aan het management en de collega’s van de verschillende praktijken. Tevens ben jij aanspreekpunt voor de bezoekers aan ons kantoor.

Jouw werkdag is nooit hetzelfde en geen klus is te groot of te klein voor jou. Je bent ons ‘visitekaartje’ en representeert Employer op een professionele en vriendelijke wijze, fonisch en aan de receptie. Je zorgt voor een correcte en tijdige verzending van correspondentie, je beheert agenda’s en plant vergaderingen, je verzorgt besingen, organiseert (periodieke) evenementen, ondersteunt bij presentaties en offertes en plaatst posts op social media. Kortom, je pakt dat op wat nodig is. Je bent de spil op kantoor zodat collega’s zich kunnen focussen op hun werkzaamheden gerelateerd aan de business.

Je werkt nauw samen met je collega’s van het secretary team. Binnen het team heb je veel vrijheid om je werkzaamheden naar eigen inzicht in te delen. Collega’s kunnen bouwen op jouw nauwkeurigheid en flexibiliteit en zij weten dat wanneer ze jou iets vragen dat het geregeld wordt.

Jouw profiel

Je bent communicatief vaardig en dienstverlenend inges. Je haalt voldoening uit het hoog houden van meerdere ballen tegelijk. Je hebt een goed gevoel voor prioriteit, bent oplossingsgericht en het snel schakelen tussen taken is voor jouw geen probleem. Je herkent jezelf in onze kernwaarden Human Approach, Resourceful Quality, Integrated Solutions en Energetic Teamwork.

Verder

Heb je ruime ervaring met MS Office; Naast het Nederlands beheers je de Engelse taal en vind je het geen probleem om onze klanten in het Engels te woord te staan; Ben je in bezit van rijbewijs B; Ben je minimaal uur per week beschikbaar met in ieder geval vaste werkdagen op maandag, dinsdag en donderdag.

Kan jij ons overtuigen van jouw kwaliteiten als secretaresse / office assistant? Dan nodigen we je graag uit om te solliciteren!

Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen besen
De leveringen controleren Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...) Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en berichten beheren Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren Dossiers behandelen en opvolgen (samensen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...) Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
fonische oproepen en bezoekers filteren Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken Brieven, verslagen, nota’s, ... opsen en redigeren Aanbod

Wij bieden je een omgeving waarin je veel vrijheid krijgt om je werk te doen en je te ontwikkelen. Waar je, door onze korte lijnen, jouw ideeën kan omzetten in kansen en daardoor bijdraagt aan de toekomst van Employer. Waar een marktconform salaris én goede secundaire arbeidsvoorwaarden vanzelfsprekend zijn. We hebben veel aandacht voor jouw ontwikkeling en je work-life balance. We hechten veel waarde aan ons hechte Employer team en organiseren daarom een wekelijkse borrel, jaarlijkse teamuitjes en diverse activiteiten.

Solliciteren

Bianca Achten
+