Functie

De Assistent Onthaal staat in voor de uitvoering van algemene opdrachten van administratieve aard binnen het werkdon van het team waaronder hij/zij ressorteert, ondermeer

- Uitvoeren van algemene taken van onthaal;
- Er over waken dat het onthaal onberispelijk blijft;
- Uitvoeren van algemene taken van het gerechjk en administratief secretariaat;
- Verwerken van inkomende en uitgaande stukken;
- Beantwoorden, opmaken en verzenden van briefwisseling;
- Beantwoorden (schrifjk, fonisch, loket) van verzoeken om inlichtingen inzake gerechjke stukken voor het parket, politiediensten, verzekeringen, …;
- Klasseren van gerechjke en administratieve stukken en briefwisseling;
- Doornemen van documentatie nodig voor de taakuitvoering;
- Deelnemen aan de back-up permanentierol van de interne dossierbedeling (estafette) indien nodig.

Het onthaal is vaak het eerste contactpunt met de politie. De Assistent Onthaal is het gezicht en de stem van de Politiezone en zorgt voor een eerste vertrouwen.

De Assistent Onthaal staat eveneens in voor

- Een klantgericht onthaal aan de balie of via de ;
- Een adequaat en snel handelen in geval van noodoproepen van burgers of andere diensten;
- De correcte informatieverstrekking aan interne diensten/personen of externe klanten;
- Een correcte doorverwijzing van het publiek naar de bevoegde interne of externe diensten;
- De behandeling van vragen voor een interventie in nauw contact met de wachtleider;
- Het inboeken van een afspraak voor aangifte/ klacht binnen de module appoint;
- De selmatige registratie van alle bezoekers in ISLP met het uitvoeren, onder supervisie van de coördinator, van een eerste controle ANG;
- Het invoeren van de relevante meldingen in ISLP;
- Het voorzien van een bezoekersbadge voor bezoekers en de recuperatie ervan bij het verlaten van het commissariaat;
- Een professionele begeleiding van de bezoekers;
- Het afleveren van attesten of administratieve documenten van politionele aard waar geen politiebevoegdheid voor nodig is;
- Het beheer en opvolgen van het geheel van de gevonden/verloren voorwerpen;
- Het beheer en de opvolging van de fietsen en bromfietsen die bij de politiediensten worden binnengebracht;
- Beheer van de terug te geven rijbewijzen;
- Bijkomende administratieve taken zoals onder andere
* Registratie van de alcoholcontroles ‘safe' in de module bestuurlijke afhandeling ISLP;
* Instaan voor de administratie betreffende de vakantietoezichten;
* Administratieve taken ten behoeve van de Teamcoach en adjunct-teamcoach Nabijheid.

Wil je meer te weten komen over werken bij de politie Employer, bekijk dan zeker ook onze promo-video!

Jouw profiel

De Assistent Onthaal

- Is houder van een diploma hoger middelbaar zoals opgenomen in artikel van de wet van houdende de essentiële elementen van het statuut van de personeelsleden van de politiediensten en houdende diverse andere bepalingen met betrekking tot de politiediensten (Exodus);
- Heeft kennis van algemene computertoepassingen, specifieke toepassingen op vlak van zijn/haar werkdon en administratieve ISLP-toepassingen of is bereid dergelijke vorming te volgen en is in staat deze met succes af te ronden;
- Is doordrongen van de missie, visie en doelsingen van de organisatie;
- Is bekwaam om autonoom en in team te werken;
- Beschikt over de nodige mondelinge en schrifjke communicatievaardigheden;
- Beschikt over de nodige sociale vaardigheden;
- Is stressbestendig;
- Geeft blijk van assertiviteit;
- Is multifunctioneel en polyvalent binnen de taakomschrijving;
- Heeft een dynamische en creatieve ingesheid;
- Is gedreven en enthousiast;
- Is discreet, betrouwbaar, onpartijdig, integer en loyaal;
- Helpt mee aan het creëren van een positieve werksfeer;
- Werkt ordelijk, methodisch, stipt en met respect voor termijnen;
- Werkt in openheid en is bereid tot het afleggen van rekenschap;
- Denkt probleemoplossend en kan transparant werken;
- Werkt extern en intern klantgericht is aanspreekbaar en luisterbereid , met inlevingsvermogen, informatief en samenwerkingsgericht;
- Is bereid te werken in een dienstrooster/ uurschema, volgens de noden van de dienst en in overeenstemming met de ter zake geldende normen, inclusief wisselende posten en weekendwerk;
- Is bereid tot het werken in een uniform;
- Is bereid tot het inleven en het zich vormen in andere taken binnen de eigen en overige functies, om zodoende te helpen bij de uitvoering van functies en opdrachten buiten het eigen functieprofiel.

Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren Personen onthalen en hun vraag identificeren Administratieve dossiers samensen
Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren Documenten coderen, klasseren en archiveren fonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren Aanbod

Mijn loon & voordelen

Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten % tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor % voor het treinvervoer Mogelijkheid tot het bekomen van bijkomende premies, in geval van weekend-, nacht- of overuren De kans verdere opleidingen te volgen Minimum verlofdagen per jaar Gratis hospitalisatieverzekering Een smartphone met abonnement wordt door de werkgever ter beschikking ges. Tot dagen werk per week mogelijk. Maaltijdcheques. Mogelijkheid tot sport als dienstprestatie. Mogelijkheid om in te stappen in fietsleasingplan (na statutarisering). Gratis gebruik van warme dranken, water en fruit. Solliciteren

Leenders Mariëlle