Functie

Over het Employer

Het VMRI is een onafhankelijk instituut dat de mensenrechten binnen de Employere bevoegdheden beschermt en bevordert. Het instituut heeft verschillende taken

Een breed mandaat rond mensenrechten, waarbinnen de focus ligt op onderzoek, studie, voorlichting, monitoring, advies, kennisdeling en bewustwording.

Bijstand aan burgers met meldingen over schendingen van mensenrechten. Het VMRI geeft mensen informatie en advies. Bij discriminatieklachten heeft het VMRI een specifiek mandaat om te bemiddelen. Als dat niet tot resultaat leidt, spreekt het via een aparte, onafhankelijke Geschillenkamer oordelen uit.

Jouw rol

De administratief medewerker maakt deel uit van de secretariaatspool van het VMRI, die wordt gecoördineerd door de Office Manager.
De secretariaatspool staat in voor de dagdagelijkse administratieve en logistieke ondersteuning van alle andere afdelingen en voor het onthaal bij het VMRI.
De secretariaatspool behoort tot de afdeling bedrijfsvoering en staat onder leiding van de Adjunct Directeur.

Jouw taken

Je organiseert en verzorgt een vriendelijk en laagdrempelig onthaal van bezoekers bij het VMRI (klagers, melders, vragers, belanghebbenden, collega’s etc.); Je beantwoordt de en de algemene mails; Je reserveert vergaderzalen, beheert de vergaderagenda, maakt het verslag en zorgt voor operationele ondersteuning (klaarzetten zaal, beamer, broodjes besen); Je ontvangt, verdeelt en verzendt de post en de leveringen; Je maakt adressenbestanden aan en houdt ze up-to-date, je verzorgt mailings; Je bes en beheert het kantoormateriaal; Je verzorgt de lay-out van documenten (brieven, nota’s, …) Je print, scant, klasseert documenten en verzorgt het archief; Je zorgt voor logistieke ondersteuning bij de organisatie van events; Je staat in voor de aankoop en het uitleenbeheer van onze bibliotheek ; Je voorziet redelijke aanpassingen voor kwetsbare doelgroepen; Je zorgt voor de administratieve en logistieke ondersteuning van de Geschillenkamer en de griffier (bv. het versturen en ontvangen van post, onthaal bij zittingen en inzage in de dossiers, het opmaken van formulieren, etc.) … Jouw profiel Je beschikt over een diploma secundair onderwijs; Je hebt een grondige kennis van Microsofttoepassingen zoals Outlook, Excel, Word, PowerPoint en SharePoint; Je hebt uitstekende schrifjke en verbale communicatieve vaardigheden (ook om laagdrempelig, toegankelijk en op maat met kwetsbare doelgroepen te communiceren); Je hebt een goede (mondelinge) kennis van het Frans, Engels en andere (non-verbale) talen is een meerwaarde; Kopieerwerk verrichten Administratieve dossiers samensen
Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies Personen onthalen en hun vraag identificeren fonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren De voorraad opvolgen, tekorten vastsen
Besingen plaatsen Documenten coderen, klasseren en archiveren Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren Aanbod

Je krijgt een contract van onbepaalde duur voor een voltijdse betrekking met een marktconform loonpakket. Deeltijds werken is bespreekbaar.

Het loon valt samen met de verloning in klasseniveau I. binnen de barema’s van het VMRI. Het VMRI kan ervoor kiezen om ook je relevante beroepservaring mee te nemen bij de bepaling van je loon. Zowel ervaring in de privésector als in de openbare sector komen hiervoor in aanmerking.

Je geeft mee vorm aan een startende omgeving en vertolkt een onmisbare rol in onze organisatie. Jouw werk heeft een grote impact binnen en buiten onze organisatie.

Je kan je werk flexibel inplannen, thuis of op kantoor. Met de plaats- en tijdsonafhankelijke werkregeling, kies jij wanneer en waar je werkt. We verwachten je minimaal keer per week op kantoor en bent bereid om meer te komen in functie van de noodwendigheden van de dienst.

Je krijgt een laptop, een mobiele en een internetvergoeding.

Je komt terecht in een organisatie die aan je welzijn denkt. Met de aantrekkelijke vakantieregeling van dagen laad je je batterijen regelmatig op. De hospitalisatieverzekering en het aanvullend pensioen ontzorgen je wanneer je dat nodig hebt.

En verder? Je kan gratis met het openbaar vervoer naar het werk of je kunt genieten van een fietsvergoeding. Jouw werkplek is op wandelafstand van het station Brussel-Noord. Voor de route en toegankelijkheid

Solliciteren

Annelies Schelfaut