Functie

Ben je een georganiseerde en proactieve professional met een passie voor engineering? Heb je sterke administratieve vaardigheden en ben je op zoek naar een uitdagende functie waarin je een sleuol kunt spelen in het ondersteunen van een dynamisch engineeringteam? Dan zijn we op zoek naar jou!

Als Secretariaat Engineering ben je verantwoordelijk voor het leveren van uitstekende administratieve ondersteuning aan ons engineeringteam. Je zult, samen met je collega's, fungeren als de spil van het team en zorgen voor een soepele coördinatie van alle secretariële taken.

Verantwoordelijkheden

Ondersteunen bij het opsen van rapporten, presentaties en andere documenten Opvolgen van facturen, werkuren en projectregistratie Assisteren bij projectadministratie, inclusief het bijhouden van budgetten en het verzamelen van gegevens Coördineren van inkomende en uitgaande communicatie, inclusief s, gesprekken en post Bijhouden van documentatie en archiveren van relevante informatie Organiseren van reizen, toolboxen, meetings Beheren van de agenda's van managers binnen de engineering afdeling

Jouw profiel Minimaal een diploma middelbaar onderwijs. Aantoonbare ervaring in een administratieve of secretariële functie Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail. Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schrifjk. Bekwaamheid in het gebruik van kantoorsoftware, zoals Microsoft Office. Proactieve houding en vermogen om zelfstandig te werken. Flexibiliteit en het vermogen om te multitasken in een dynamische omgeving. Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern Brieven, verslagen, nota’s, ... opsen en redigeren Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
fonische oproepen en bezoekers filteren Dossiers behandelen en opvolgen (samensen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...) Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...) Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en berichten beheren Aanbod

Wij bieden je naast een grote dosis fun, avontuur en uitdaging een internationale omgeving waarin initiatief en eigen inbreng echt een verschil maken. Je kan meewerken aan tot de verbeelding sprekende constructies voor de en en dit binnen een groeiende bedrijvengroep.

Verder bieden we je uiteraard ook nog

een aantrekkelijk salarispakket extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, groepsverzekering en hospitalisatieverzekering opleidingsmogelijkheden en potentiële groeikansen – we willen dat je vooruit gaat tal van leuke evenementen zoals onze jaarlijkse kerstborrel, vakantieborrel, nieuwjaarsreceptie, teambuilding, familiedag… Je maakt bij ons echt deel uit van de “Smulders-familie”! Check zeker voor de verslagen! Solliciteren

Charlotte Puts
+