Facilities Manager

Onze klant is op zoek naar een freelance Facility Operations & Werkplekcoördinator.

De facilitaire dienst van onze klant staat in voor het inrichten, beheren en onderhouden van kantoor- en bedrijfsgebouwen. Daarnaast organiseert het team het ruimtebeheer en ondersteunt het verhuis- en herinrichtingsprojecten, met als belangrijke mijlpaal de ingebruikname van het nieuwe gebouw van onze klant.

Omwille van de schaal en complexiteit van deze lopende en toekomstige trajecten wordt bijkomende versterking gezocht via een tijdelijke freelance opdracht. De freelance Facility Operations & Werkplekcoördinator ondersteunt de facilitaire werking door het voorbereiden, structureren en opvolgen van werkplek- en facilitaire dossiers, binnen de inhoudelijke kaders die door het team zijn vastgelegd.

De opdracht wordt uitgevoerd in nauwe afstemming met onder meer de Coördinator Werkplekbeleving, voor inhoudelijke keuzes en kwaliteitskaders, en de Office & Facility Coördinator, voor de coördinatie van de uitvoering op de vloer.

Jouw verantwoordelijkheden als Facility Operations & Werkplekcoördinator

Binnen deze opdracht neem je een ondersteunende en coördinerende rol op in de voorbereiding en opvolging van facilitaire en werkplekgerelateerde dossiers. Je focus ligt op structuur, procesondersteuning en documentatie, zodat de uitvoering vlot kan verlopen en kennis geborgd wordt.

Concreet kan de opdracht onder meer bestaan uit:

Werkplek- en facilitaire dossiers

• Ondersteunen bij de operationele coördinatie van lopende werkplek- en facilitaire opdrachten.
• Vertalen van vastgelegde keuzes en richtlijnen naar concrete acties, planningen en overzichtslijsten.
• Opvolgen en documenteren van afspraken en beslissingen in overleg met betrokken partijen.

Soft services

• Voorbereiden en ondersteunen van marktraadplegingen.
• Mee uitwerken en documenteren van een vernieuwd dienstverleningsmodel.
• Opmaken en onderhouden van scope-, volume- en overzichtslijsten.
• Praktisch opvolgen van lopende dienstverlening.

Stock- en middelenbeheer

• Structureren en ondersteunen van stock- en middelenbeheer rond meubilair en klein facilitair materiaal.
• Werken met inventarissen, lijsten en eenvoudige rapporteringen.
• Afstemmen met de operationele coördinatie voor opvolging op de vloer.

Verhuis- en leegmaakacties

• Voorbereiden en coördineren van opruim- en leegmaakacties.
• Ondersteunen bij beslissingen rond hergebruik, opslag of afvoer.
• Opmaken van planningen en opvolgen van uitvoerende partners.

Processen, procedures en documentatie

• Vertalen van de facilitaire praktijk naar duidelijke werkwijzen, checklists, procedures en draaiboeken.
• Documenteren van afspraken rond soft services, verhuis- en opruimacties en stock- en middelenbeheer.
• Actualiseren en bijhouden van actie- en statusoverzichten, planningen en opvolgingslijsten per gebouw.

Jouw profiel:

• Bachelor diploma of gelijkwaardige ervaring in facility management, gebouw- of werkplekbeheer of een gerelateerd domein.
• Ervaring met of sterke interesse in facilitaire en werkomgevingsdiensten binnen een organisatie.
• Sterke praktische ingesteldheid, gecombineerd met procesmatig en gestructureerd denken.
• Nauwkeurig, georganiseerd en administratief sterk.
• In staat om praktijkervaring te vertalen naar duidelijke afspraken en heldere documentatie.
• Je kan technische plannen lezen en zelf opmaken in een digitaal tekenprogramma; kennis van AutoCAD is een pluspunt.
• Je werkt zelfstandig, maar functioneert uitstekend in een multidisciplinair team.
• Klantgericht en communicatief sterk, zowel schriftelijk als mondeling.
• Goede kennis van het Nederlands.

Aanwezigheid en werkorganisatie

On-site aanwezigheid op het hoofdkantoor in Brussel is een belangrijk onderdeel van de opdracht.

De balans tussen on-site aanwezigheid en thuiswerk gebeurt in onderling overleg, rekening houdend met lopende dossiers en noden.