Practice manager

Practice Manager

De operationele motor van onze legal teams

Wie zijn wij?

De Groote - De Man is een ondernemend advocatenkantoor met vestigingen in Gent, Halle, Hasselt en Brussel. Wij begeleiden ondernemers, bestuurders en ondernemingen op cruciale momenten in hun traject: groei, herstructurering, transacties, compliance en geschillen. Onze aanpak is strategisch, pragmatisch en toekomstgericht, met een uitgesproken focus op kwaliteit, innovatie en langetermijnrelaties.

Wij geloven dat een advocatenkantoor pas écht performant is wanneer juridische excellentie en operationele kracht samenkomen. Daarom investeren wij doelgericht in technologie, processen en mensen die onze advocaten ondersteunen.

Ter versterking van onze lokale werking zoeken wij een Practice Manager die de dagelijkse operationele ruggengraat van het team vormt.

Waarom deze rol bestaat

Advocaten zijn op hun best wanneer zij zich kunnen toeleggen op inhoudelijk werk en cliëntrelaties. Tegelijk vraagt een modern kantoor om strakke planning, kwaliteitsbewaking, financiële opvolging en doordachte processen. Dat vereist niet alleen sterke operationele ondersteuning, maar ook een cultuur van kennisdeling, performantie-opvolging en continue optimalisatie.

De Practice Manager neemt die operationele verantwoordelijkheid op zich. Je bent geen administratieve schakel, maar de spilfiguur die ervoor zorgt dat het team - advocaten én ondersteunend personeel - elke dag optimaal kan functioneren.

Wat houdt de functie in?

Als Practice Manager ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse organisatie en performantie van het team. Je vormt de brug tussen de managing partner, advocaten en ondersteunende medewerkers.

1. Operationele organisatie en teamcoördinatie

• Dagelijkse organisatie van het team en de werkprocessen

• Planning, werkverdeling en capaciteitsbewaking

• Opnemen van de operationele en managerial aspecten van het team, waaronder HR-gerelateerde opvolging, ondersteuning bij marketing- en business developmentinitiatieven, coördinatie van tech- en procesoptimalisaties, opvolging van strategische doelstellingen en ondersteuning van de algemene teamwerking.

2. Kwaliteitsbewaking en procesoptimalisatie

• Bewaken van kwaliteit van workflows, dossierbeheer, documenten en interne procedures

• Actief coachen van medewerkers in het naleven en verbeteren van processen

• Initiëren en implementeren van procesverbeteringen binnen het team

• Verantwoordelijkheid opnemen voor interne kennisdeling en het stimuleren van een performante teamwerking

• Mee opvolgen van de performantie en productiviteit van de medewerkers en processen aan de hand van relevante KPI’s en operationele inzichten en dit zowel op dossier- als klantenniveau.

3. Financiële en administratieve opvolging

• Opvolging en analyse van urenregistratie, facturatieprocessen en KPI’s

• Voorbereiden van financiële en operationele rapportages voor de managing partner

• Signaleren van afwijkingen en optimalisatie-opportuniteiten

4. Communicatie en alignment

• Coördineren van communicatie tussen partners, advocaten en ondersteunende diensten

• Zorgen voor transparantie en duidelijke informatiestromen binnen het team

• Ondersteunen van besluitvorming met gestructureerde input en inzichten

5. Data, IT en innovatie

• Actieve rol in data-analyse en rapportering (o.a. non-billables en performantie-indicatoren)

• Stimuleren van IT- en procesoptimalisatie binnen het team

• Meewerken aan digitalisering en het structureel verbeteren van de werking

Rapportagelijn en autoriteit

Je rapporteert rechtstreeks aan de managing partner en werkt nauw samen met de teamleads. Je bent geen uitvoerend assistent - je bent de operationele tegenhanger van de teamlead(s).

Wie zoeken wij?

Wij zoeken een sterke organisator die structuur brengt, ownership neemt en energie haalt uit het optimaliseren van teams en processen.

Jouw profiel

• Sterke aantoonbare ervaring in een operationele, coördinerende of office management-rol met teamverantwoordelijkheid

• Ervaring in professional services (advocatuur, notariaat, audit, consulting, accountancy) is een sterke plus

• Bachelor- of masterniveau, of gelijkwaardig door ervaring

• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden; een juridische achtergrond is zeker geen vereiste

• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands; vlotte kennis Engels (Frans is een plus)

• Financieel inzicht (urenregistratie, budgetten, facturatie)

• Ervaring met data-analyse, IT-tools en procesoptimalisatie

Competenties die wij belangrijk vinden

• Sterk probleemoplossend vermogen en stressbestendigheid

• Hands-on mentaliteit gecombineerd met analytisch denkvermogen

• Vermogen om structuur te brengen in een dynamische omgeving

• Proactieve en resultaatgerichte houding

• Natuurlijke bruggenbouwer tussen mensen, processen en cijfers

Voor wie is dit niets?

Eerlijk is eerlijk: deze rol is niet voor iedereen.

• Niet voor wie liever puur uitvoerend of administratief werk doet

• Niet voor wie strategisch werk op groepsniveau zoekt - deze functie zit bewust dicht bij het team

• Niet voor wie behoefte heeft aan een grote bestaande operations-structuur - je bouwt zelf mee aan de werking

• Niet voor wie moeite heeft met de dynamiek en het tempo van een advocatenkantoor

Wat bieden wij?

• Een sleutelrol binnen een ondernemend advocatenkantoor met directe impact op de dagelijkse werking

• Een omgeving waar ondernemerschap, initiatief en verantwoordelijkheid worden gestimuleerd

• Samenwerking met een sterk team van advocaten en ondersteunende medewerkers

• De mogelijkheid om actief bij te dragen aan de verdere professionalisering en groei van het kantoor.

• Een competitief verloningspakket in lijn met de verantwoordelijkheden van de functie.

Interesse?

Bezorg ons je CV en een korte motivatie via ingrid.depoorter@degroote-deman.be , ter attentie van Ingrid De Poorter (managing partner).

Discretie wordt vanzelfsprekend gegarandeerd.