Service Administrator

Wij zijn op zoek naar een Service Administrator!

Company: FläktGroup – Leading in HVAC solutions

Hybride functie/locatie : Zaventem

Ben je op zoek naar een dynamische functie waarin je als schakel tussen klanten en het bedrijf fungeert en je bezighoudt met zowel technische als operationele zaken?

De Service Admin organiseert en coördineert de servicebezoeken van technici bij klanten. Hij/zij bereidt deze bezoeken voor en zorgt voor de opvolging ervan, ziet toe op een correcte rapportage door de technici, garandeert de beschikbaarheid van de benodigde reserveonderdelen en neemt deel aan de verkoopadministratie van de serviceafdeling.

✅ Je belangrijkste taken

• Interventies plannen voor buitendiensttechnici van FläktGroup en onderaannemers

• Het planningsschema bijhouden en optimaliseren

• Interventies voorbereiden en opvolgen

• Afspraken met klanten maken via telefoon en e-mail

• Schriftelijke bevestigingen versturen met overeengekomen data en tijden

• Zorgen voor de administratieve opvolging van alle servicecases

• De reizen en routes van technici optimaliseren

• Tracking- en rapportagetools bijwerken

• Servicecontracten beheren

• Ondersteuning bieden bij het opstellen van facturen

• Volgende offertes opstellen

• Offertes voor reserveonderdelen opstellen

• De servicemailbox beheren

• De algemene telefoonlijn beantwoorden

• Ondersteuning bieden bij het verwerken van bestellingen voor reserveonderdelen

• De Field Service Manager op de hoogte brengen van eventuele problemen (ontbrekende rapporten, afwezigheid van technici, enz.)

✅ Dan ben jij degene die we zoeken als je beschikt over::

• Sterke communicatieve vaardigheden

• Goed georganiseerd en oog voor detail

• Flexibel en in staat om onder druk te werken

• Proactieve en oplossingsgerichte instelling

• Kennis van Microsoft Office

• Ervaring met ERP-systemen, bij voorkeur Microsoft Dynamics

• Nederlands op moedertaalniveau en een goede beheersing van het Frans