Commercieel Assistent / Customer Service Officer

Vacature – Commercieel Assistent | België

Werken bij HL Display betekent deel uitmaken van een internationale groep met meer dan 1.500 medewerkers wereldwijd .

Wij helpen retailers en merken over de hele wereld bij het creëren van aantrekkelijke en rendabele winkelomgevingen die de winkelervaring van consumenten versterken. Met aanwezigheid in meer dan 70 landen leveren wij merchandising- en communicatieoplossingen die de verkoop stimuleren, arbeidskosten verlagen, differentiatie creëren en verspilling verminderen.

Vandaag zijn onze oplossingen geïnstalleerd in meer dan 330.000 winkels . Dankzij ons internationale bereik en onze productiecapaciteiten van wereldklasse kunnen wij zowel zeer lokale behoeften als grootschalige uitrolprojecten ondersteunen. Wij nemen het voortouw in de ontwikkeling van innovatieve en duurzame oplossingen en creëren zo een betere winkelervaring voor klanten wereldwijd.

Ter versterking van onze Customer Service in België zijn wij op zoek naar een Commercieel Assistent (m/v/x) voor een tijdelijk contract van 6 maanden , met indiensttreding zo snel mogelijk .

Locatie

• Regio Antwerpen (handig i.v.m. een mogelijk kantoor)
• Thuiswerk

Functie, taken en verantwoordelijkheden

De Commercieel Assistent staat in voor het behandelen van inkomende klantoproepen en voor de volledige opvolging van dossiers, van de analyse van de klantbehoefte en het opstellen van een commerciële offerte tot en met de levering van de bestelling en de betaling van de factuur:

• Identificeren van de klantbehoefte (met ondersteuning van sales indien nodig)
• Overleg met technische diensten en productiesites binnen de groep
• Opstellen en opvolgen van commerciële offertes
• Invoeren van klantbestellingen
• Opvolgen van bestellingen
• Beheer van openstaande bestellingen (backlog)
• Opvolgen van onbetaalde facturen
• Beantwoorden van alle interne en externe vragen met betrekking tot lopende dossiers
• Aanmaken van klantaccounts na controle in de klanten database
• Bijwerken van klantgegevens volgens de met de manager vastgelegde procedures
• Registreren en opvolgen van commerciële klachten
• Ontvangen van inkomende oproepen en/of proactief contacteren van klanten op basis van een door de manager aangeleverde klanten- of prospectlijst
• Informeren van klanten over producten of diensten, prijzen, betalingsvoorwaarden en leveringstermijnen
• Nauwkeurig beantwoorden van vragen en bezwaren van klanten
• Indien nodig commerciële aanbiedingen voorstellen aan klanten
• Schriftelijk rapporteren over de resultaten van contacten en deze registreren in het systeem (bestellingen, afspraken met een salesmedewerker, enz.)

Opleiding en ervaring

• Opleiding: hoger onderwijs van korte duur (Bachelor-niveau) of gelijkwaardig
• Ervaring: ervaring als commercieel assistent / sales support in een industriële omgeving

Kerncompetenties:

Technische vaardigheden

• IT-vaardigheden: Word, Excel, internet, e-mail; kennis van een ERP-systeem is een plus
• Gelijktijdig kunnen werken met telefonie en IT-tools

Relationele vaardigheden

• Duidelijk en efficiënt kunnen communiceren
• Sterke klantgerichtheid en service-minded ingesteldheid
• Commerciële aanpak kunnen aanpassen aan het profiel en de reacties van de klant
• Polyvalent, reactief en zelfstandig
• Nauwkeurig en goed georganiseerd
• Teamplayer met een goed luistervermogen
• Open-minded en nieuwsgierig

Talen

• Professioneel Engels
• Professioneel Vlaams
• Frans is een pluspunt (de manager en een deel van het team zijn Franstalig)

Vergoeding

Het bruto jaarsalaris ligt tussen €31.000 en €34.000 (op 13 maanden) , aangevuld met een vakantiegeld (holiday allowance) en een thuiswerkvergoeding .

Interesse in deze functie?

Aarzel niet om te solliciteren en ons je CV te bezorgen (bij voorkeur in het Engels) .

De gesprekken worden gevoerd in het Engels of Frans via Microsoft Teams met de geselecteerde kandidaten. De toekomstige Commercieel Assistent zal ook voor een korte opleidingsperiode naar Frankrijk (Tours) reizen.

Meer informatie: HL Display | The better shopping experience

---------------------------------------------------------------------------

Job opportunity – Customer Service Officer | Belgium

Joining HL Display means becoming part of an international group of more than 1,500 employees worldwide .

We help retailers and brands across the globe create attractive and profitable in-store environments that enhance the consumer shopping experience. With operations in over 70 countries , we provide merchandising and communication solutions that drive sales, reduce labor costs, create differentiation and reduce waste.

Today, our solutions are installed in more than 330,000 stores worldwide . Our international reach and world‑class manufacturing capabilities enable us to meet both highly local requirements and large-scale rollouts. We lead the development of innovative and sustainable solutions, creating a better shopping experience for customers around the world.

To strengthen our Customer Service team in Belgium , we are looking for a Customer Service Officer (M/F/X) for a 6‑month fixed-term contract , with a start date as soon as possible .

Location

• Around Antwerp (easier in view of working from a potential office)
• Remote working

Role, duties and responsibilities

The Customer Service Officer will handle incoming customer calls and ensure full follow-up of customer files, from identifying customer needs and preparing commercial offers to order delivery and invoice payment:

• Identifying customer needs (with sales support if required)
• Liaising with technical departments and group manufacturing sites
• Preparing and following up on sales quotations
• Entering customer orders
• Monitoring order progress
• Managing the order backlog
• Following up on unpaid invoices
• Responding to all internal and external requests related to ongoing accounts
• Creating customer accounts after verifying their existence in the customer database
• Updating customer information in line with processes defined with the manager
• Recording and monitoring commercial complaints
• Handling inbound calls and/or proactively contacting customers based on customer or prospect lists provided by the manager
• Informing customers about products or services, pricing, payment terms and delivery lead times
• Accurately answering customer questions and objections
• Proposing commercial offers when appropriate
• Reporting in writing on the outcome of interactions and recording them in the system (orders, meetings scheduled with sales representatives, etc.)

Education and experience

• Education: Bachelor’s degree or equivalent combination of education and experience
• Experience: experience as a customer service or sales support officer in an industrial environment

Key skills :

Technical skills

• IT skills: Word, Excel, internet, email; ERP knowledge is a plus
• Ability to work simultaneously with phone and IT tools

Interpersonal skills

• Clear and effective communication
• Strong customer focus and service mindset
• Ability to adapt commercial arguments to customer profiles and reactions
• Versatile, proactive and autonomous
• Well-organized and detail-oriented
• Team player with strong listening skills
• Open-minded and curious

Languages

• Professional English
• Professional Flemish
• French is a plus (the manager and part of the team are French)

Compensation

The gross annual salary ranges between €31,000 and €34,000 (paid over 13 months) , plus a holiday allowance and a remote working allowance .

Interested?

Apply by sending us your CV (preferably in English) .

Interviews will be conducted in English or French via Microsoft Teams with shortlisted candidates. The future Customer Service Officer will also travel to France (Tours) for a short training period.

For more information: HL Display | The better shopping experience