Functie

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste, positieve en gedreven assistant die de Manager van Customer Operations zal ondersteunen.

We zijn op zoek naar een Assistant die de Manager van Customer Operations Employer zal ondersteunen.
Ben jij de (ervaren) kracht die op managementniveau ondersteuning biedt op het vlak van agendabeheer, het opzetten van vergaderingen, notuleren en mailboxbeheer? Als ideale kandidaat ben je enthousiast, pak je zaken proactief en met veel energie op, werk je met de nodige zorgvuldigheid, efficiëntie en discretie.

Rapporterend aan de manager, meer bepaald de Tribe Lead, zal je deel uitmaken van een team van gedreven professionals dat het managementteam vormt van de Customer Operations Employer Tribe. De missie van de Customer Operations Employer Tribe (vaak ook wel de Employer front-office genoemd) is om "bedrijven, freelancers en particuliere klanten te versterken in de digitale wereld door menselijke interacties". We hebben het hier o.a. over de Employer winkels, de contact centers en over social media interacties. En wanneer we het hebben over menselijke interacties, dan praten we altijd over zowel verkoop als service. We gaan echt "tot het uiterste voor onze klanten".

Jouw verantwoordelijkheden als Assistant

Je beheert de managementagenda van de Tribe Lead, je bent proactief en anticipeert op de behoeften van deze Manager wanneer nodig Je bent verantwoordelijk voor het voorbereiden, opsen en controleren van diverse documenten zoals presentaties, rapporten, besingen, memo's en verslagen Je organiseert vergaderingen, maakt notities en verwerkt deze in een gedetailleerd verslag Je draagt zorg voor de correcte opmaak en doorvoering van PO's (purchase orders) Je beantwoordt en filtert inkomende oproepen en s op efficiënte wijze, waarbij je ervoor zorgt dat de vragen van de contactpersoon correct en tijdig worden afgehandeld Je bent verantwoordelijk voor het organiseren van teamevenementen en het perfect voorbereiden van off-site vergaderingen Je werkt actief samen met collega's binnen het assistententeam en ondersteunende afdelingen Je hebt een nauwe samenwerking met collega's om administratieve processen te optimaliseren

Jouw profiel

Onze ideale Assistant

Je denkt op bachelor niveau en hebt bij voorkeur relevante werkervaring als Assistant Je hebt uitgebreide kennis van MS Office en kunt gemakkelijk werken met verschillende computerprogramma's Je bent perfect tweetalig (Nederlands, Engels); een goede kennis van Frans is een pluspunt Je bent discreet, punctueel en hebt oog voor detail Je bent stressbestendig en flexibel, waardoor je goed kunt omgaan met uitdagende situaties Je hebt ervaring met verandering en kunt snel aanpassen aan nieuwe omstandigheden Je hebt een positieve houding en straalt dit uit in je dagelijkse werk Je werkt proactief en hebt een "ik kan het" mentaliteit, wat betekent dat je altijd op zoek bent naar oplossingen Je bent een teamspeler en geniet ervan om samen te werken met anderen om gemeenschappelijke doelen te bereiken Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
fonische oproepen en bezoekers filteren Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en berichten beheren Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren Dossiers behandelen en opvolgen (samensen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...) Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren Aanbod

Wat we te bieden hebben

We stimuleren je persoonlijke groei met uitgebreide leermogelijkheden, maar geven je net zo goed de kans om na verloop van tijd op de pauzeknop te drukken of (via interne mobiliteit) een heel andere weg in te slaan. Een gevarieerde job waarin je voelbare resultaten neerzet en je stempel drukt. Een competitief loon dat we aanvullen met een heleboel extralegale voordelen, zoals maaltijdcheques, een hospitalisatieverzekering en korting op Employer-producten. De mogelijkheid om tot drie dagen per week thuis te werken. We werken op een 'agile' manier. Je krijgt dus een flinke dosis verantwoordelijkheid en autonomie.