Job 70 van 139

Solliciteren



Administratief en financieel medewerker


Functie

Je bent verantwoordelijk voor de opvolging en verwerking van administratieve en financiële verrichtingen.  Als geaccrediteerde financiële antenne treed je op als specialist ter zake:

  • Je staat in voor de verwerking van alle financiële verrichtingen en zorgt voor het aanmaken van onder andere verkoopfacturen. Je plaatst bestellingen en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van leveranciersfacturen en beroepskosten.
  • Je bent het aanspreekpunt voor interne medewerkers voor vragen over de verwerking van de financiële stromen. Je volgt hierbij de procedures en regelgeving van de KU Leuven en vraagt, indien nodig, informatie op bij andere diensten en collega’s.
  • Je staat in voor de basisprojectopvolging en zorgt hierbij onder andere voor de periodieke opvolging en controle van de werkings- en personeelsbudgetten, alsook de ondersteuning in de tussentijdse en eindrapportering.
  • Je faciliteert de aanstellingen en verlengingen van personeelsdossiers.
Daarnaast ondersteun je de professoren bij de dagelijkse werking. Je zorgt hierbij onder andere voor het inplannen van vergaderingen, het organiseren van dienstreizen, workshops en congressen.

Tenslotte ondersteun je als onthaalmedewerker de dagelijkse secretariaatswerking. Je werkt nauw samen met je collega’s en je zorgt mee voor de back-up en front-office regeling van het secretariaat:

  • Je bent het aanspreekpunt voor medewerkers, leveranciers, bezoekers, studenten en technici en verschaft hen de gevraagde informatie en ondersteuning.
  • Je zorgt voor logistieke ondersteuning bij onder andere ontvangst en verdeling van leveringen, uitgaande zendingen, postverdeling, catering bij vergaderingen, lokalenreserveringen, …
Bovenop de beschreven taken kunnen er, afhankelijk van je profiel en ervaring, bijkomende taken en verantwoordelijkheden in het takenpakket geïntegreerd worden, zoals het formuleren van voorstellen voor de optimale inzet van projectmiddelen, proactieve opvolging en volledige afhandeling van personeelsdossiers, rapportering en optimalisatie van personeelskredieten. De functiehouder vervult hier een duidelijke signaalfunctie : dit vereist een diepgaande kennis van de mogelijkheden en beperkingen van de financieringsbronnen en van de financiële regelgeving.

Bedrijfsprofiel:

KU Leuven is een dynamische en ambitieuze universiteit die internationaal tot de top behoort inzake kwaliteitsvol onderwijs, onderzoek en innovatie. Dagelijks werken meer dan 13.000 collega’s met meer dan 100 nationaliteiten samen aan het waarmaken van onze ambities.

Het departement Biosystemen (BIOSYST) maakt deel uit van de Groep Wetenschap & Technologie van de KU Leuven. Het departement is een multidisciplinaire groep van wetenschappers die hun wetenschappelijke kennis en technische vaardigheden gebruiken in fundamenteel en toegepast onderzoek op Biosystemen.

Voor het secretariaat van Kasteelpark Arenberg 30 te Heverlee zijn we op zoek naar een gedreven en dynamische medewerker.

Aanbod

We bieden je een voltijdse functie voor onbepaalde duur, gekoppeld aan een salaris in graad 3 of 4, afhankelijk van je ervaring en competenties.

Deze functie omvat een gevarieerd takenpakket in een collegiale werksfeer. Je zal opgeleid worden tot geaccrediteerde financiële antenne.

Daarnaast biedt KU Leuven heel wat extralegale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gunstige tarieven bij het openbaar vervoer, een bedrijfsfiets, …

Jouw profiel

  • Je hebt bij voorkeur minstens een bachelor diploma in een financiële of administratieve richting, of je bent gelijkwaardig door ervaring
  • Je hebt bij voorkeur reeds financiële werkervaring
  • Ervaring met SAP is een pluspunt
  • Je werkt nauwkeurig, efficiënt en resultaatgericht
  • Je bent flexibel en je kan je snel inwerken in een nieuwe materie
  • Je ben stressbestendig en kan werken met deadlines
  • Je bent communicatief ingesteld naar collega’s en durft problemen aan te kaarten
  • Je hebt een klantgerichte houding
  • je bent een teamspeler die ook heel zelfstandig kan werken
  • Je kan je vlot uitdrukken in het Nederlands en het Engels

De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen Bestellingen plaatsen, Telefonische oproepen beantwoorden Klanten ontvangen Klanten informeren of oriënteren, Gegevens van de algemene boekhouding invoeren De boekingen registreren, Administratieve dossiers samenstellen Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren, Personen onthalen en hun vraag identificeren

Professioneel (gerichte) bachelor (PBA)

Solliciteren

Parijsstraat 72, 3000 LEUVEN
Mevrouw Kim Lamproye

Solliciteren

Meer banen van je zoekopdracht