Medewerker team administratie

Functie

Je functie:

Als medewerker van het team administratie speel je een cruciale rol in het ondersteunen van verschillende administratieve processen van de al dan niet gesubsidieerde opleidingen.

Zowel voor de cursus- als docentenadministratie bied je ondersteuning aan de cursusbegeleiders inzake de administratieve afhandeling volgens de reglementering van VLAIO en instanties waarmee we samenwerken.

Dat houdt in dat je de centrale mailbox beheert en opvolgt en de administratie correct verwerkt in onze database en archiveert volgens de richtlijnen. Daarnaast vraag je de ontbrekende informatie op en volg je dit verder op.

Elk teamlid is verantwoordelijk voor een deel van de administratieve taken, en helpt mee met de collega’s zodat het tijdig en correct gebeurt. Jij bent o.a. verantwoordelijk voor het verwerken van de cursistengegevens i.f.v. attestering, het opladen van vrijstellings- en toelatingsformulieren van cursisten, het opstellen van dossiers van wanbetalers, de registratie aanwezigheden controleren van de docenten, het verwerken van de docentencontracten.

Je ondersteunt de collega’s van je team bij hun taken o.a. de cursus- en docentenadministratie van opleidingen op externe locaties, de dimona-aangifte van de stages, aanleveren van attesten aan de cursisten, de administratie die noodzakelijk is voor de financiële tussenkomsten door overheid en sectorfondsen.

Binnen het team heeft elk teamlid wekelijks een permanentiedienst, dat is voor jou op woensdagavond tot 19u30. Dan sta je in voor de opstart van online opleidingen en voor assistentie bij het oplossen van dringende problemen.

Jouw profiel

Je profiel:

Wie ben je?

• Je kan goed overweg met een overvloed aan gegevens en je behoudt het overzicht.
• Je ziet snel mogelijke problemen/fouten en je gaat actief op zoek naar efficiënte oplossingen.
• Je verantwoordelijkheidsgevoel leidt tot een correcte uitvoering van de cursus- en docentenadministratie.
• Je bent communicatief, denkt oplossingsgericht en neemt initiatief.
• Je bent open en empathisch en daardoor zeer toegankelijk voor de vragen en noden van collega’s en docenten.
• Je bent een echte teamplayer en draagt hierdoor actief bij aan een goede werking van het administratieve team.
• Je bent een vlotte gebruiker van MS office
• Repetitieve taken schrikken je niet af.

Je beschikt over:

• Een diploma hoger onderwijs of gelijkwaardig door ervaring

Je kan je identificeren met onze bedrijfswaarden: samenwerken, ondernemingszin, resultaatgerichtheid, innovatie/creativiteit en klantgerichtheid.

We zien dit als een functie in een 4/5 tewerkstelling, met 1 avonddienst op woensdagavond tot 19u30 tijdens het cursusjaar.

• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Documentatie zoeken, doorsturen of beheren
• Specifieke dossiers behandelen of ze aan de betreffende dienst overmaken (geschillen, ...)
• Administratieve procedures voor de behandeling van orders vastleggen
  Controleren of de administratieve procedures toegepast worden

Aanbod

Ons aanbod:

• Je staat aan het stuur van je eigen loopbaan bij ons, waar ruimte is voor initiatief en persoonlijke ontwikkeling.
• Een strak onboardingsplan en gepersonaliseerd leertraject met coaching, interne training en nog zoveel meer.
• Toegang tot een waaier van boeiende opleidingen waarmee je je eigen skills kan aanscherpen en verder ontwikkelen.
• Een vast uurrooster met de nodige flexibiliteit.
• Kans op instappen ADV-systeem zodat je extra verlof opbouwt (max. 12 dagen bij een voltijdse tewerkstelling) en een extra feestdag op 11 juli. Verlof nemen we deels collectief of, deel vrij te kiezen.
• Een competitief loonpakket, met onder andere een