Functie

Flamée & kent jaar na jaar een gezonde en stabiele groei, en heeft intussen vestigingen Harelbeke, Sint-Martens-Latem en Lievegem.

Ben jij er klaar voor om midden in onze future-proof vestigingen en onze klanten te staan?

Wij zijn op zoek naar een gedreven en dynamische collega die ons team komt versterken als Management Assistant

In deze functie krijg je de kans om een betekenisvolle impact te hebben op de kwaliteit van onze administratieve flow en dienstverlening.

Je speelt een centrale en coördinerende rol als Management Assistant bij de ondersteunende diensten van onze vestigingen.

Jouw verantwoordelijkheden?

· Je stuurt het team klantenadministratie aan en behoudt het overzicht van de werkdruk binnen het team.

· Je bent verantwoordelijk voor het administratieve beheer van ons ERP software pakket en je zorgt voor samenwerking en innovatie in onze vestigingen.

· Je verdedigt initiatieven op het gebied van verbeteringen van administratieve flow en het behalen van administratieve deadlines met de bestaande en nodige tools.

· Als verantwoordelijke zie je erop toe dat alle interne en externe administratieve dienstverlening binnen het kantoor vlekkeloos verloopt

· Je volgt de deadlines op in nauwe samenwerking met het voltallige team en zorgt voor het opbouwen van een positieve werkcultuur.

· Je controleert of de documentenflow naar de overheden voor de verschillende vestigingen correct verloopt (bijvoorbeeld BTW aangiftes, publicaties, aangiftes, …).

· Je verwelkomt ook graag onze klanten op een professionele, warme en laagdrempelige manier en coördineert het agendabeheer en de planning van het onthaal.

Jouw profiel

Wat maakt jou de geknipte Management Assistant?

· Je hebt een relevante ervaring in functies zoals office management, coördinatie, accountancy en fiscaliteit of een ander gerelateerd vakgebied.

· Je hebt minstens een bachelorsdiploma op zak

· Je bent een natuurlijke samenwerker met uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden.

· Je jongleert met prioriteiten

· Je hebt uitzonderlijke communicatie- en interpersoonlijke vaardigheden, met het vermogen om op alle niveaus van de organisatie relaties op te bouwen

· Je bent een proactieve probleemoplosser met een scherp oog voor detail en je streeft naar efficiëntie.

· Je hebt een positieve houding taken en uitdagingen benader je met optimisme, enthousiasme en een “can-do” houding.

Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
fonische oproepen en bezoekers filteren Dossiers behandelen en opvolgen (samensen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...) Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...) Brieven, verslagen, nota’s, ... opsen en redigeren Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en berichten beheren Aanbod

Waarom kiezen voor een job bij ons? Wat zit er voor jou in?

Op vandaag ons kantoor een collega’s. Elk van hen beschikt over minstens een Bachelor of Master-diploma. Je komt dus terecht in een hoog opgeleid team . De teamsfeer is top, en daar werken we actief aan! Geen muf kantoor dus.

We motiveren onze medewerkers sterk om zich verder te specialiseren. We staan positief tegenover vragen van collega’s die een bijkomende opleiding willen volgen.

Flamée & is volop aan het digitaliseren , meer zelfs we zijn koploper. We durven met fierheid zeggen dat we “klein zijn bij de groten en groot bij de kleinen” .

Onze waarden zijn eerlijkheid, kwaliteit, teamwerk en respect

Wat hebben wij jou nog meer te bieden?

Bij Flamée & kan je rekenen op een aantrekkelijke salarispakket met een ruim pakket aan fiscaal geoptimaliseerde looncomponenten Je komt terecht in een groeiende en gezonde bedrijfsomgeving met oog voor werkbaar werk, een goede balans privé/werk en alle aandacht voor welzijn en medewerkerstevredenheid. Bovenal biedt Flamée & een warme, ondersteunende en motiverende werkomgeving met tal van mogelijkheden tot bijscholing en verdere loopbaanontwikkeling in een familiale en spontane sfeer. Je krijgt een job met veel uitdagingen en afwisseling Deze functie vereist aanwezigheid op ons kantoor in Harelbeke Solliciteren

Els Peeters